Manual nº M-1136

1.- Introducción.

La Junta General es el órgano superior de gobierno de la mutua, teniendo derecho a asistir a la misma todos los empresarios asociados cuyos convenios de asociación se hallen vigentes a la fecha de celebración de la misma.

Todos los empresarios asociados tienen idénticos derechos y obligaciones sin distinción alguna. Cada empresa tiene derecho a un solo voto con independencia de los códigos de cuenta de cotización que tenga asignados y del número de trabajadores protegidos en el ámbito de la Mutua, si bien para ejercer el derecho a voto o ser miembro de la Junta Directiva, debe hallarse siempre al corriente de sus obligaciones sociales.

Los empresarios asociados pueden ejercer su derecho de asistencia y de voto de las siguientes formas: a) por sí mismos; b) por representación; ó c) por delegación en otra empresa mutualista.

Por otro lado debe tenerse en cuenta que la empresa puede ser persona física; o persona jurídica.

2.- Formas de asistir a la Junta General

Ante la situación generada por la pandemia del COVID 19, y con el objetivo de salvaguardar la salud y la seguridad de los mutualistas, empleados y demás personas que intervienen en la preparación y celebración de la junta general, con carácter especial se recomienda a los mutualistas que no acudan presencialmente a la Junta General, así mismo se ruega a los mutualistas que vayan a asistir físicamente a la Junta General que respeten las medidas de seguridad recomendadas y, en su caso, impuestas por las autoridades sanitarias para evitar la propagación del COVID 19.

La Junta será retransmitida en directo vía streaming a través de la página web corporativa si bien no computa como asistencia y sin que se pueda intervenir en la reunión.

El presidente solo invitará o autorizará la asistencia a la junta General del personal colaborador interno y externo imprescindible para hacer frente a la celebración de la Junta General.

Aquellos mutualistas que, no obstante, opten por asistir:

2.1 Asistencia de empresas mutualistas que tengan la condición de personas físicas:

a) Por sí mismas: en este caso, la identidad se acreditará mediante la exhibición del documento nacional de identidad o, en el caso de extranjeros, del de residencia o pasaporte.

No obstante, para facilitar la verificación de los requisitos para la asistencia (asociación) y voto (estar al corriente en sus obligaciones con la Seguridad Social), se sugiere y recomienda a las empresas mutualistas que previamente comuniquen su intención de asistir a la Junta General.

b) Por representación: deberán aportar poder notarial que confiera tal representación, o copia del documento de asociación, si el representante hubiera sido designado en el mismo (en este caso debe quedar acreditado que en el Documento de Asociación consta el nombre de la persona que representará a la empresa física).

c) Por delegación de voto en otra empresa mutualista (ver punto 2.3).

2. 2. Asistencia de empresas mutualistas que tengan la condición de personas jurídicas

En el caso de los empresarios asociados que sean personas jurídicas, según se prevé en los vigentes estatutos mutuales (artículo 28 II):

«Cuando se trate de personas jurídicas, la representación se acreditará mediante la exhibición del documento en el que conste la atribución de las facultades por las que actúa, o en el caso de que conste su atribución en el documento de asociación, o en anexo al mismo, se acreditará la representación mediante su exhibición».

Las empresas mutualistas que tengan la condición de personas jurídicas podrán asistir a las reuniones de la Junta General:

a) Por representación.

Pueden darse tres opciones posibles:

i) El representante orgánico (administrador inscrito) o voluntario (apoderado). Bastará en este caso con exhibir copia simple de la inscripción del nombramiento en el registro mercantil o el poder notarial.

ii) El representante que haya sido designado en el documento de asociación, de proposición de asociación, o en sus anexos. Bastará en este caso con exhibir el citado documento.

iii) El representante designado específicamente para esa Junta General. En este último caso deberá aportar documento en el que conste la atribución de las facultades por las que actúa.

b) Por delegación. Ver punto 2.3.

2.3. Delegación de voto.

En el caso de no poder o no querer asistir personalmente, los empresarios asociados, sean personas físicas o jurídicas, pueden delegar el derecho de voto en otro empresario asociado. Según se prevé en los vigentes estatutos mutuales (artículo 28 III):

«La representación podrá otorgarse a favor de otro empresario asociado y se formalizará por escrito firmado por el asociado, su representante o apoderado con facultades suficientes, especificándose la convocatoria de que se trate y las instrucciones para el ejercicio del derecho de voto. Un asociado podrá ostentar cuantas representaciones le hayan sido conferidas, siempre que cada una de ellas se adecue a lo dispuesto en este artículo».

La delegación de voto es, por tanto, una representación específica, de una empresa mutualista a otra, a los exclusivos efectos de la asistencia y voto en la Junta General de la Mutua. Los requisitos que debe cumplir son los siguientes:

· Otorgarse por escrito.
· Ir firmada por el empresario asociado, o su representante o apoderado que cuente con facultades suficientes.
· Ser singular para cada reunión.
· Otorgarse a favor de otro empresario asociado.
· Especificar la convocatoria de que se trate.
· Hacer constar las instrucciones para el ejercicio del derecho de voto.

3. Procedimiento de comunicación y verificación de la documentación

Para ofrecer mayores facilidades a las empresas mutualistas para que puedan ejercer su derecho de asistencia y participación, a partir del próximo 29 de mayo, estará disponible a través de la aplicación GIM, la funcionalidad que permite a los centros asistenciales entregar a las empresas los escritos modelos de:

a) Carta de asistencia a la Junta General.

b) Documento de designación de representante para su asistencia a la Junta General

c) Documento de delegación de los derechos de asistencia y voto en otra empresa mutualista.

Estos documentos podrán ser obtenidos en modo fichero para que sean remitidos a la empresa y que ésta los cumplimente y firme.

En cada ejercicio, y una vez conocida la convocatoria de la Junta General, podrán recabarse de las empresas mutualistas cartas de asistencia, documentos de designación de representante y delegaciones de voto mediante recordatorio expreso. Los mencionados documentos únicamente tienen validez para una Junta General.

Procedimiento a seguir:

1. Los centros asistenciales, a través de la funcionalidad de GIM, emitirán las cartas de asistencia, documentos de designación de representante, ó delegaciones de voto de aquellas empresas que lo soliciten o a las que se quiera realizar un recordatorio expreso.

2. Se solicitará la firma y cumplimentación de la carta de asistencia o delegación a ser posible en papel corporativo de la empresa.

3. Una vez el territorio disponga de las cartas firmadas que reciban de las empresas mutualistas, verificará en cada caso el cumplimiento de los siguientes requisitos:

El colaborador no podrá firmar por cuenta de la empresa, salvo que ostente su representación (debiendo estar apoderado para ello).
Junto con la firma, se hará constar el D.N.I. o el sello de la empresa. No se deberá utilizar ningún otro tipo de sello. Las cartas podrán ser firmadas mediante certificado digital y remitidas en pdf.
Se indicará el CCC que corresponde a la empresa (cada empresa dispone de un único voto, con independencia de los códigos de cuenta de cotización que tuviera asignados, por lo que sólo se indicará el CCC principal).
Se indicará el número del documento de asociación que aparece en la GIM.

4. Se verificará en la GISS que la empresa está al corriente de sus obligaciones sociales, y se imprimirá pantallazo, que será adjuntado al documento cumplimentado por la empresa.

5. Las cartas de asistencia, documentos de designación de representante, y delegaciones de voto firmadas junto con la copia de la pantalla de GISS serán remitidas a las Direcciones Territoriales correspondientes, quienes:

Darán acuse de recibo.
Llevarán el registro de las delegaciones de voto recibidas.
Comprobarán que no existe ninguna irregularidad respecto a los requisitos del punto 2.
Comprobarán que existe evidencia acreditada de estar al corriente de pago.
Las remitirán a la Secretaría de la Junta.
En el caso de existir alguna anomalía, informarán al responsable para que ésta sea subsanada.

Se acompaña Manual de usuario de la función Junta General de la GIM. Es importante recordar que el mero hecho de haber impreso la carta de asistencia o delegación por GIM no surte efecto alguno si no se recibe ésta de vuelta firmada y cumplimentada debidamente.

Alejandro Iñareta Serra
Director Gerente


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