Manual nº M-1331

En el presente manual se establece el procedimiento y los documentos necesarios para habilitar el acceso remoto a Chaman desde un centro externo (centro concertado, mutua colaboradora, etc.).

Los usuarios autorizados del centro externo dispondrán de una identificación y contraseña como usuarios externos, con objeto de identificarse y acceder a Chaman en modo teletrabajo, de tal modo que puedan establecer la conexión segura entre el centro externo y los Nodos Centrales de Asepeyo. Sólo se podrán autenticar en Chaman con el usuario y contraseña establecido en el teletrabajo. Su acceso quedará restringido a Chaman y aplicaciones requeridas por éste.

En Chaman tendrán acceso completo de introducción, consulta y mantenimiento de procesos propios del correspondiente centro externo y acceso a las siguientes funciones:

Consulta de la lista de Pacientes (incluye posibilidad de hacer mantenimiento de los datos de filiación).
Consulta del apartado de antecedentes solo si el Paciente tiene algún proceso en el Centro Concertado.
Consulta de la lista de Episodios de un paciente; los diagnósticos de los episodios del paciente sólo se verán en caso que este paciente tenga abierto algún proceso en el centro concertado.
Consulta del contenido de los procesos de otros centros solo si pertenecen a un episodio que tenga algún proceso del Centro Concertado.

El centro externo tiene la posibilidad de derivar un episodio ya existente para crear un proceso de su centro ligado a este episodio. A partir de aquí es posible acceder al contenido del resto de procesos del episodio.

Al igual que los administrativos de Admisión de ASEPEYO, los usuarios no-sanitarios del centro externo no tendrán acceso a la información clínica (antecedentes, contenido de los episodios, etc.), incluso la registrada en su propio centro.

Para poder activar el servicio, se requieren una serie de condiciones y documentos que se detallan a continuación.

- Respecto al centro externo, se requiere:

Es condición indispensable que exista un Concierto Oficial aprobado con el Centro Concertado y que la Dirección de Asistencia Sanitaria autorice la solicitud.
El centro externo debe disponer de tantos ordenadores con Internet Explorer como usuarios puedan utilizar Chaman simultáneamente.
El Acceso a Internet debe ser de suficiente calidad.
El centro externo tendrá un código de dependencia Asepeyo especial (código 91xx/93xx). En el caso de centros concertados, el Centro de COSTE, será el Centro Asistencial Asepeyo de referencia para el Centro Concertado (código dependencia Asepeyo) y su Sector correspondiente. En el caso de mutuas colaboradoras, el Centro de COSTE será el propio código de dependencia asignado al centro externo.
Rellenar el formulario de Solicitud de Acceso Chaman del centro externo (anexo 1) . A partir de éste documento deben preparase los compromisos de confidencialidad de cada uno de los usuarios autorizados que deberá estar firmado por cada uno de ellos.
El centro externo deberá comunicar de inmediato y de forma fehaciente las posibles bajas de usuarios autorizados cumplimentando el Anexo 4 (Actualización de Accesos).
Deberá firmarse, un contrato de Encargado del Tratamiento entre Asepeyo y el centro externo, según lo establecido en la LOPD (anexo 2).
Evidencia de cumplimiento de la LOPD, por tanto, la Dirección de Sistemas de Información solicitará un certificado o similar conforme se ha sometido a la auditoría bianual obligatoria que establece la Ley.

- Respecto a los usuarios del Centro Concertado, se requiere:

Firmar un acuerdo de confidencialidad con cada usuario que vaya a tener Identificación y Contraseña en Asepeyo (anexo 3).

- Respecto a los procedimientos internos de Asepeyo, se requiere:

Enviar los documentos de los anexos 1 a 3 debidamente cumplimentados y firmados a la Dirección de Sistemas de Información, quien después de las comprobaciones oportunas, los remitirá a la Dirección de Asistencia Sanitaria para su aprobación.
Una vez aprobada la solicitud, la Dirección de Sistemas de Información solicitará las altas de los usuarios externos mediante correo electrónico a RRHH.

- Respecto al procedimiento en el caso de cambios en la relación de usuarios autorizados, se requiere:

En caso que se produzcan cambios en la relación de usuarios con acceso a Chaman, ya sean altas, bajas o sustituciones, es necesario la cumplimentación del documento anexo 4 (Actualización de Acceso) y su posterior envío a la Dirección de Sistemas de Información, quien, lo remitirá a su vez a la Dirección de Asistencia Sanitaria para su aprobación.

Anexos citados:

Anexo 1 Solicitud de acceso del Centro Concertado
Anexo 2 Contrato de Encargado del Tratamiento
Anexo 3 Compromiso de Confidencialidad
Anexo 4 Actualización de Acceso

Roger Gimeno Sanjuan
Director Sistemas de Información


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