El uso de los servicios de los canales de audio conferencia y videoconferencia son cada vez más populares , ya que facilitan la comunicación, reducen notablemente los costes de desplazamiento y mejoran la productividad.
Actualmente disponemos en la mutua de la facilidad de establecer reuniones grupales a través del Jabber (audioconferencias), o de comunicarnos mediante vídeo en directo de uno a muchos usando la aplicación Webex (videoconferencia Webex).
Estos servicios pueden usarse en reuniones con personal interno o bien con usuarios externos a Asepeyo.
Modalidades de videoconferencia con Webex
Sala de reuniones (Licencia Webex Meetings). El concepto es el mismo que el de una sala de reuniones física donde los participantes se encuentran en la sala, se ven entre sí, pueden participar interactivamente y pueden compartir una presentación.
Características:
§ La capacidad máxima es de hasta 200 usuarios.
§ Sala autogestionada por el organizador.
§ En la convocatoria el organizador debe facilitar enlace de acceso o el nombre de la sala.
§ Acceso desde Jabber o desde Internet.
§ De acceso para personal interno(Asepeyo) y externo y desde dependencias de Asepeyo o externas.
§ Disponibilidad de salas nominativas (permanentemente asignadas a un organizador) y salas impersonales (salas públicas con reserva previa por evento a DTIC por parte del organizador)
Se recomienda el uso del “mute” mientras se está en modo escucha.
Eventos Webinar (Licencia Webex for Events) ). El concepto es el de un auditorio donde solo se ve al organizador que es quién comunica el mensaje y/o comparte una presentación. Los participantes son meros espectadores sin capacidad de interacción.
Características:
§ La capacidad máxima es de hasta 1.000 usuarios.
§ Sala gestionada por DTIC.
§ En la convocatoria el organizador debe facilitar enlace de acceso.
§ Acceso desde Jabber o desde Internet.
§ De acceso para personal interno (Asepeyo) y externo y desde dependencias de Asepeyo o externas.
§ Solo disponibilidad de una sala impersonal (sala pública con reserva previa por evento a DTIC por parte del organizador)
La emisión se realiza desde la sala Webex de 1ª planta AVA 36.
Operativa de Uso de las modalidades de videoconferencia
Solicitar la reserva de una sala impersonal.
1.- Abrir la aplicación Notes/iNotes.
2.- En el menú desplegable “Nuevo” seleccionar Reunión.
3.- Abrir la opción “Salas”
4.- En el desplegable “Sede” seleccionaremos “Sala virtual reuniones” o “Sala Webex for Events” y clicaremos en “Buscar”. Se desplegará la relación de salas virtuales disponibles. Marcaremos una de las salas y “Aceptar”
Clicar en “Guardar y enviar invitaciones”
Posteriormente, se remitirá un correo con el PIN de organizador y el detalle de as diferentes formas de conectarse a remitir a los usuarios convocados.
Formas de conectarse a una sala personal/impersonal Webex.
El nombre de la sala está compuesto por el nombre del correo corporativo (nombreusuario@asepeyo.es)
1. Desde Jabber.
Escribir en el apartado de llamada del aplicativo de jabber:
nombreusuario@asepeyomeeting.webex.com
2. Desde equipos de videoconferencia (SX10, SX80, Roomkit y Sparkboard) y DX80.
Escribir en la Tablet de control del dispositivo:
nombreusuario@asepeyomeeting.webex.com
3. Desde navegador local.
Desde el navegador Webex local, ubicado en Aplicaciones corporativas del escritorio, escribir en la barra del navegador :
asepeyomeeting.webex.com/meet/nombreusuario
(Al acceder aparece un pop-up "Iniciar sesión" que solicita introducir los datos del empleado y password plataforma corporativa)
4. Desde fuera de Asepeyo.
Escribir en la barra del navegador Google Chrome:
asepeyomeeting.webex.com/meet/nombreusuario
En el blog de cu.asepeyo.es podrás encontrar el nombre de las salas de videoconferencia disponibles para contactar con las salas de reuniones y más información sobre formas de conectarte.
Formas de conectarse a un evento planificado de Webex for Events
En este caso, los asistentes recibirán una invitación por correo electrónico en forma de enlace a una página web. Al seguir el enlace se nos abrirá el navegador Chrome, con un formulario en el que deberemos introducir nuestros datos para acceder.
Una vez introducidos se habilitará y clicaremos en el enlace: Unirse a través del navegador NEW!
¡¡¡¡¡¡ No utilizar el botón Unirse ahora !!!!!!
Al acceder iremos al icono del teléfono y clicaremos sobre la opción "Llamar utilizando el ordenador" y se nos activará el sonido.
Juan Luis Pagés Lara
Director Tecnologías de la Información y Comunicación