Circular nº C-216/16

Circular nº C-216/16.2


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Dentro del despliegue del proyecto de AOV se ha incluido un módulo específico para la comunicación de información sanitaria entre Asepeyo y los proveedores sanitarios.

Este módulo funcionará en ambos sentidos, es decir, tanto para solicitar pruebas o visitas al proveedor, aportarle informes u otros documentos, como para que el proveedor envíe a Asepeyo el resultado de las pruebas solicitadas o informes de pacientes atendidos.

La situación hasta la fecha es que esta comunicación se realiza de forma manual, bien sea por correo ordinario, correo electrónico no cifrado, fax o incluso mediante el paciente. Con posterioridad, la información debe cargarse a chamán de forma manual, lo que supone un trabajo redundante para el personal de admisión o para los sanitarios y puede comportar demoras en el registro, con el riesgo de no cumplir plazos en comunicaciones vía CRETA a INSS o vía EAT a la empresa mutualista.

Con AOV se pretende una comunicación en un entorno protegido, ya que el proveedor se conecta por Internet a un sitio seguro (https://oficinavirtual.asepeyo.es) con lo que la comunicación cumple con todos los requerimientos de seguridad que la LOPD impone.

La conexión exige al proveedor unos requerimientos técnicos mínimos (acceso a Internet y un software básico: Navegador Internet Explorer 8.0 o superior, Navegador Mozilla Firefox versión 10.0 o superior, Navegador Google Chrome versión 23.0 o superior y Visualizador de archivos Adobe Acrobat Reader 4.0 o superior). No requiere de ningún programa específico por parte del proveedor ni tampoco de ningún accesorio físico complementario.

Cada proveedor dispondrá de los usuarios y contraseñas que precise y tendrá acceso sólo a la información sanitaria propia.

La comunicación en ambos sentidos es inmediata, de tal modo que las solicitudes de Asepeyo las recibe el proveedor al instante, y las asistencias realizadas por el proveedor, son recibidas en chamán sin demora alguna.

El funcionamiento distingue dos tipos de situaciones específicas:

A) Asistencias derivadas:

Son aquellas asistencias solicitadas por un sanitario de Asepeyo al proveedor. El funcionamiento es transparente para Asepeyo. Se solicita la actuación en el servicio de medios ajenos de chamán y se selecciona el proveedor correspondiente. Se debe seguir solicitando la cita por teléfono o por los mismos medios que se hacía hasta la fecha. El proveedor recibe en AOV el impreso de solicitud de asistencia (que incluye un código de barras) y los documentos que el sanitario considere puedan ser de su interés. El proveedor realiza el acto médico y anexa en AOV el informe de la asistencia y cualquier otro documento sanitario o administrativo, que se incorporará al instante en la actuación de chamán.

No requiere ninguna acción por parte de Asepeyo.

B) Asistencias no derivadas:

Son las asistencias realizadas por el proveedor sin que exista previa solicitud por parte de Asepeyo (en general se tratará de urgencias).

Este módulo sólo estará disponible para los proveedores con autorización para ello.

El proveedor una vez recibe al paciente introducirá en AOV el DNI/NIE y realizará la búsqueda en la base de datos de trabajadores. Si no se localiza, no se podrá registrar en AOV y se seguirá el procedimiento habitual. Si se localiza, AOV cumplimenta de forma automática los datos de paciente y empresa. El proveedor deberá informar en AOV todos los datos obligatorios de chamán para poder crear de forma automática un episodio (fecha/hora incidente, tipo de accidente, forma de contacto, parte lesionada, descripción lesión, descripción incidente, CNO, descripción trabajo, si aporta volante, diagnóstico CIE9, datos tráfico y partes IT). Asimismo deberá anexar el volante de asistencia, los informes médicos y los partes de IT.

Tras el envío el centro asistencial responsable recibirá un correo electrónico. Toda esta información y los documentos anexados se volcarán a chamán en una pantalla de precarga que el personal de admisión de Asepeyo revisará y cargará a chamán, creándose de forma automática un nuevo paciente (si este no existía), un nuevo episodio, una actuación de medios ajenos, el parte y anexándose al episodio los documentos adjuntados a AOV.

En función de los requerimientos futuros de Asepeyo, está previsto incluir en breve en AOV las adaptaciones necesarias para poder generar desde la aplicación el formulario de recepción y los partes de IT, e incluso, si así se decidiera, poder gestionar autorizaciones o enviar partes de IT desde Asepeyo al proveedor.

VENTAJAS PARA EL PROVEEDOR:

Acceso directo a la BB.DD. de trabajadores, ya que contiene todos los datos del trabajador en el momento de la admisión y confirma su pertenencia o no a ASEPEYO, evitando llamadas constantes al centro de referencia para que sea confirmado en la GISS. De esta manera también les evita visitas a pacientes que no sean de empresas mutualistas, con posteriores problemas de facturación.
Recibir y remitir la documentación sanitaria en un entorno seguro en cumplimiento de la LOPD. La situación actual de envío es muy variada (mediante correo ordinario, fax, el propio paciente o correo electrónico no cifrado). Se regularía la situación evitando incumplimientos legales.
El poder tener en una sola aplicación y agrupados todos los casos atendidos para ASEPEYO así como toda su documentación, eliminando mucho “papel” y ayudando a otros departamentos como facturación, contabilidad, estadística etc.
La posibilidad de que en ciertos proveedores alejados del centro responsable, la aplicación permita crear e imprimir los partes de baja y alta laboral con el formato oficial sin tenerlos que realizar de forma manual. La generación de partes podrá ser validada por el centro responsable de Asepeyo antes de la entrega al paciente.
El poder hacer en un futuro el formulario de recepción y la documentación de tráficos, que suele serle exigida por Asepeyo y han de hacer de forma manual.
El poder recibir en un futuro la fecha prevista del próximo parte de confirmación siguiendo las tablas de duración propias de Asepeyo.

VENTAJAS PARA ASEPEYO:

Elimina el papel físico, así como el tiempo de escaneado, anexado a chamán y destrucción de la documentación.
Elimina la introducción de trabajadores de empresas no mutualistas.
Permite el envío de la documentación tras visita médica, por parte del proveedor externo, reduciendo sustancialmente tiempos de introducción a Chamán y salida de los avisos por e-at.
Permite un mejor control a nivel de facturación.
El ahorro de los tiempos de trabajo es sustancial. Actualmente la media es de 5 minutos por caso, tiempo durante el cual se verifica si es CP, si están todos los documentos de la visita, si existe ya el episodio en Chamán (evitar duplicidades) y se detectan y corrigen errores de los archivos enviados por el proveedor. Con la comunicación desde AOV a Chamán éste tiempo se reduce a una media de 1 minuto.
En las urgencias no derivadas de CP dispondremos del formulario de recepción ya cumplimentado por el proveedor sanitario y firmado por el paciente.

La implantación en nuestros proveedores se debe llevar a cabo de forma individual y personalizada dado que si bien el proceso de trabajo es sencillo implica un cambio en la relación y en la mecánica de trabajo. Para ello es imprescindible que contactemos directamente con cada proveedor para explicarles las ventajas y el método de trabajo atendiendo sus dudas y acompañándoles en el proceso de cambio. Esta labor sólo puede ser realizada por la organización territorial, para lo cual se está diseñando un plan de despliegue que tenga en cuenta volúmenes de facturación, número de proveedores por zona e impacto en la gestión, plan que estará soportado con herramientas de comunicación y apoyo para el proveedor sanitario. Este despliegue que estará coordinado tanto con la DAS como con la D. Relaciones Externas se llevará a cabo desde la OT de forma paulatina.

El SAU actuará como centro de soporte inicial para los proveedores ante cualquier duda o incidencia que pueda surgir en el funcionamiento.

Nuria Medina Sala
Directora de Asistencia Sanitaria