Manual nº M-1468

Tal como se recoge en la Circular C-011/17, Asepeyo tomó la decisión de centralizar las tareas administrativas de afiliación y recaudación, con el fin de mantener en los centros asistenciales y oficinas únicamente aquellas tareas y gestiones que aporten valor al usuario y mutualista.

Con el objetivo de no retrasar este objetivo se decidió iniciar la centralización de Afiliación - Recaudación siguiendo estas fases:

- Centralización Recaudación nacional a partir del 01.12.2017 ( M-1441.0)
- Centralización anotaciones cambio RETA 2018 en julio 2018 (C-144/18)
- Centralización afiliación nacional a partir del 8.10.2018

La centralización de la afiliación-recaudación elimina todas las tareas puramente administrativas de las diferentes delegaciones, y sólo se les asigna y mantiene aquellas relacionadas de forma directa con el mutualista, la Tesorería a nivel provincial y puntualmente con otras mutuas.

1.- ASIGNACIÓN COMUNIDADES

Los departamentos de Afiliación-Recaudación de las oficinas de Via Augusta y Eloy Gonzalo asumen la gestión de todas las tareas administrativas derivadas de las diferentes comunidades, asignando las mismas a alguna de dichas oficinas.
La persona responsable de la dirección realizará todos los trámites derivados de afiliación y recaudación de la delegación asignada.

Se ha realizado una reasignación de delegaciones a raiz de cambios en el departamento de afiliación-recaudación. Se adjunta asignación actual:

Por parte de la Dirección Funcional cada provincia tendrá asignada una persona principal y un suplente como referente para todos los temas y cuestiones planteadas.
En Catalunya, Madrid y Comunidad Valenciana la asignación se ha realizado por delegación responsable.
Se adjunta fichero de asignación, indicando la oficina de referencia (Barcelona o Madrid) así como las personas responsables.

Se adjunta los ficheros facilitados por el Territorio con la persona de contacto a nivel de delegación y provincia.

2.- RELACIÓN TERRITORIO - DIRECCIÓN FUNCIONAL.

Con el fin de facilitar y homogeneizar la comunicación entre el Territorio y el departamento de A/R están en funcionamiento dos buzones de correo donde las delegaciones deben remitir toda la documentación así como cualquier petición de trabajo.
Su objetivo es servir de vía de comunicación entre las diferentes delegaciones y los departamentos de Barcelona y Madrid.

Cada delegación, en función de la comunidad autónoma a la que pertenece deberá remitir a uno de los siguientes buzones:

ASEPEYO AFILIACION-RECAUDACION MAD
ASEPEYO AFILIACION-RECAUDACION BCN

Por ejemplo, Huelva deberá remitir siempre cualquier consulta o petición de trabajo al buzón de Madrid y Logroño al de Barcelona.

Con el fin de realizar una mejor asignación interna en el propio departamento de Barcelona y Madrid se solicita a todas las delegaciones que los correos remitidos a estos buzones sigan el siguiente formato en el campo "Asunto"

Asunto:
1.- Nombre de la delegación que solicita la gestión
2.- Trámite a realizar. Algunos ejemplos:
- Alta RETA
- Nueva Alta
- Presentación documentación Tesoreria
- Reclamación IT Delegada

Ejemplo: ASEPEYO AFILIACIÓN-RECAUDACIÓN MAD. Asunto: Las Palma - Alta RETA

3.- GESTIONES A REALIZAR TERRITORIO - DIRECCIÓN FUNCIONAL

Se detallan las gestiones de afiliación y recaudación incluidas en la centralización, así como la asignación de gestiones por parte del territorio o del departamento centralizado en BCN y Madrid.

Se ha actualizado el detalle del desglose de gestiones de afiliación adjunto en su punto núm 11 - Gestiones y mantenimiento base de datos.

4.- PUNTOS IMPORTANTES

- Cada delegación tiene asignada una persona para todos los trámites de afiliación-recaudación. Se han reasignado delegaciones por reestructuración del departamento de afiliación-recaudación

- Todas las peticiones dirigidas al buzón de afiliación deben indicar en el "Asunto" el nombre de la delegación que solicita la gestión.

- BAJAS DE EMPRESA: en cuanto se reciba en una delegación una solicitud de baja debe remitirse por correo electrónico al buzón A/R indicando en el asunto: "Nueva baja".

- ALTAS DE EMPRESA: la delegación debe remitir al buzón A/R correspondiente la solicitud de cese presentada en la mutua contraria, la propuesta de alta firmada y sellada por la empresa y la carta de voluntades, indicando en el asunto: "Nueva alta".

- Afiliación-Recaudación necesita disponer de la documentación de cambio de mutua con el tiempo suficiente para realizar las gestiones. Recordamos que la mayoría de los meses el día 20 es el último para presentar en la TGSS los cambios.

- A medida que las diferentes Tesorerías Provinciales de la Seguridad Social adapten sus trámites por sistema electrónico será el propio departamento centralizado quien realizará dichos trámites. En su momento se informará a la provincia afectada.

Agradecemos cualquier comentario o mejora que nos transmitáis desde la Organización Territorial.
El personal de la dirección facilitará respuesta a todas las consultas, aclaraciones o preguntas recibidas del Territorio.

Albert López Zomeño
Dirección Administración


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