Manual nº M-1143

El presente Manual describe las funciones de la aplicación ADA (Asepeyo Documentos Afiliación), que principalmente son la gestión y guarda de los documentos de Afiliación (Asociación y Adhesión).
Indicar que actualmente, la gestión de los documentos se realiza centralizadamente desde el departamento de Afiliación de Barcelona y Madrid.
El detalle de dicha centralización se desarrolla en el Manual M-1468 (Centralización nacional AFILIACIÓN - RECAUDACIÓN).

Introducción

Introducción
En el Art. 61.3 del reglamento sobre colaboración de las Mutuas de A.T. y E.P. se establece que:
"Los empresarios, al suscribir el correspondiente documento de asociación, o en su caso, el documento de proposición de asociación..."

También la Ley General de Seguridad Social en su Art. 70.3 dice que:
"Las Mutuas... habrán de aceptar toda proposición de asociación..."

Y en los propios Estatutos de ASEPEYO aprobados por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (16-10-2002) se establece en su Art. 6 que:
"... serán asociados a la Entidad.... los empresarios que suscriban la correspondiente proposición de asociación y/o el documento de asociación..."
El programa ADA se diseña para cumplir con la normativa y dar una respuesta mecanizada, de forma corporativa, a toda la documentación ligada a la afiliación de una empresa.

Acceso al programa ADA

Acceso al programa ADA
La aplicación Asepeyo Documentos Afiliación se encuentra en el apartado Aplicaciones de servicios / Gestión de Mutualistas de nuestra Intranet.
También es posible acceder desde la aplicación Pre-Altas, una vez dado de alta el CCC ya se activa el enlace a la aplicación ADA.

La aplicación presenta diversos apartados:

- Importar documentos: Permite importar documentos que ya están creados pero que no se encuentran en la aplicación de Afiliación.

- Documentos: Para cada tipo de documento, Asociación, Adhesión y Rep. Comercio se ha creado un apartado propio.

- Históricos ADA: Permite acceder a las aplicaciones de Afiliación antiguas.

- Documentación: Incluye los documentos auxiliares, en este caso, la Ayuda.

- Administración: Este apartado solo es accesible para usuarios autorizados. Permite eliminar y numerar manualmente los documentos.

Documentos

Documentos
Adjuntamos los modelos tal y como se obtienen en la actualidad:

El actual documento de asociación, así como el documento proposición de asociación fueron aprobados el 24.07.2008 por la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.

Funciones

Funciones
Recordamos las funciones principales que supone la base de datos ADA:

La emisión de la documentación oficial y administrativa.

Disponer de un archivo informatizado de todos los documentos de asociación, anexos de CC, adhesión de autónomos, opciones de representantes de comercio, propuestas y cartas apéndice, que se confeccionan a través de ADA.

Conocer la historia cronológica de afiliación de cualquier empresa con sus cartas apéndice (cambios de cotización, nuevos CCC, cambios de razón social, CCC, de formación, cambios en el CNAE y/o ocupaciones, etc).

Disponer de un único producto informático para la emisión de documentos de afiliación para toda nuestra organización y así, confeccionar los mismos de forma corporativa.

Filtro para nuevos documentos (NIF's que reactivan un CCC después de un año)

Filtro para nuevos documentos (NIF's que reactivan un CCC después de un año)
Tal y como establece la normativa de la TGSS, cuando un documento de asociación cesa en su actividad para todos sus CCC mas de un año, al intentar reactivar un CCC de este NIF, se debe crear un nuevo contrato y el anterior ya no se considera en vigor.

Para seguir esta normativa, desde la aplicación ADA, cuando se intenta numerar un documento desde "Pendientes de numerar" o se utiliza la opción "Crear previos por NIF, si el NIF cumple con las condiciones arriba expuestas (controladas por el sistema en el momento de dar de alta un CCC), se accede a un formulario intermedio informando al usuario de las peculiaridades de ese NIF:

La creación del contrato se realiza tal y como hasta ahora, se pasa por un previo y posteriormente a definitivo, lo único que el usuario debe tener en cuenta es que todos los contratos con el NIF seleccionado anteriores, se anularán y sólo se permitirá su impresión.
Para diferenciar estos documentos se añade un icono a continuación del número de contrato:

Una vez se accede a uno de los documentos, si está desactivado se visualizará el siguiente mensaje:

A un documento anulado sólo se le permite imprimir y ver sus cartas apéndice (operaciones de consulta).

Cartas Apéndice

Cartas Apéndice
Sobre un Documento de Asociación existe la posibilidad de crear distintas cartas apéndice, que servirán para comunicar cualquier variación sobre el documento original entre la Empresa y la Mutua y viceversa. Las Cartas Apéndice sólo se pueden crear cuando ya existe el Documento de Asociación Definitivo.

Es posible crear distintas cartas apéndices para un Documento de Asociación.
Todos los modelos de cartas apéndices disponibles en la actualidad, aparecen en esta relación desde la que el administrativo selecciona la/las que le interesan:

CCC formación
Nueva Razón Social
Nuevo domicilio
Nuevo centro de trabajo
Nuevo CCC
Reanudación Actividades
Cambio Fecha de efecto
Cambio clase actividad y tarificación
CCC Consejeros Y Admin.
Nuevo NIF

Según el modelo de Carta Apéndice escogido, en la parte derecha de la pantalla aparecen los campos en los que cumplimentar la información necesaria para crear correctamente la carta seleccionada.

Documentos Firmados

Documentos Firmados
Con esta funcionalidad, el usuario podrá consultar el estado Firmado/Pendiente de firmar en el que se encuentren todos los documentos relacionados con su delegación.
A la vez podrá extraer un listado detallado en formato excel de todos los documentos, en función de su estado firmado / pendiente de firmar.

Nota: en estos listados no se visualizan todos los documentos firmados / no firmados de la aplicación, ya que quedan excluídos los siguientes:

- Documentos pendientes de firmar con todos sus CCCs de baja desde hace más de un año

- Documentos firmados con todos sus CCCs de baja desde hace más de 5 años siempre y cuando no se haya anexado ya el contrato.

Desde este formulario, se pueden realizar filtros de búsqueda para localizar un documento en concreto dentro de la delegación seleccionada.

Se accede a ella desde la opción

A nivel de explotación de los datos en un formato diferente, la aplicación permite obtener los detalles utilizando los botones de exportación:

“Exportar firmados”: Listado con todos los documentos firmados para la delegación seleccionada (en formato Excel)

“Exportar pendientes de firmar”: Listado con todos los documentos pendientes de firmar para la delegación seleccionada (en formato Excel)

Digitalización y envío manual de Documentos

Digitalización y envío manual de Documentos

En Afiliación, como en las demás áreas de la Mutua, es necesario apostar por medidas que vayan dirigidas al objetivo final de la "oficina sin papeles". Por el momento, debemos disponer de la firma del empresario en los documentos de afiliación, sin que exista un riesgo legal en escanear los documentos firmados, sin conservar los originales.

Los documentos saldrán por defecto firmados por el Director de Coordinación de Servicios y Comunicación de la Mutua, lo que facilitará el trámite de envío a la empresa o colaborador. Esta opción, se podrá desactivar desmarcando el icono de Firma Digital (tal como se muestra en la imagen adjunta), para aquellos casos en que se considere que la firma manual del documento por un responsable local aporta mayor fidelización del mutualista.

A continuación detallamos los procedimientos básicos para el envío y anexado de los documentos de Afiliación:

Envío

Envío
Paralelamente, se ha mejorado la aplicación para el envío telemático del documento a través de la opción "Enviar Documento". Al disponer de la firma del responsable de Asepeyo ya incorporada en el mismo, podemos gestionarlo con mayor agilidad.
De esta manera, se incorpora la posibilidad de seleccionar los destinatarios de empresa existentes en la GIM o rellenar manualmente el campo "copia a".
Por defecto se visualizará un comunicado predefinido en el correo (modificable en caso necesario), que acompañará al archivo con los documentos requeridos, seleccionados previamente.
Se adjunta correo actualizado envío documento de asociación y adhesión:

Anexar

Anexar
Una vez recepcionado el documento firmado por el mutualista, procederemos a escanearlo, guardándolo como un archivo pdf, con un nombre y en una carpeta que luego podamos localizar (una vez el documento de afiliación conste en ADA no es necesario guardar el archivo). Hay que crear un archivo diferente para cada documento (Documento, anexo ITCC, etc.).

El trámite para anexar la documentación escaneada en el Documento de ADA, se realizará a través del nuevo botón "Doc. Anexada", en la pantalla principal del Documento correspondiente:

Así, accederemos a la pantalla donde estarán los documentos ya anexados previamente (si los hubiera), y desde donde podremos consultar los documentos existentes o anexar los nuevos que hayamos recepcionado.

Para anexar un nuevo documento, podemos poner una descripción del mismo (no es obligatorio), seleccionamos el archivo en el que hemos guardado el documento escaneado y escogemos el modelo correspondiente en el desplegable.

En principio, se han creado 4 modelos de documento tipo: Documento de Asociación o Adhesión, Anexo, Carta apéndice y Otros.
Además, se ha creado una opción para consultar los documentos anexados por delegación responsable, en el menú de opciones (debajo de los pendientes de firma). De esta manera, ADA se convertirá en la base de datos que hará las funciones de archivo.

Pendientes de Anexar

Pendientes de Anexar
Para poder realizar el seguimiento de los documentos pendientes de anexar, se ha creado una opción el la aplicación ADA que permite consultar un listado detallado por delegación.

Si el usuario desea consultar los documentos firmados y no anexados para una delegación en concreto, puede hacerlo desde el enlace 'Documentos anexados', dentro de cada bloque de tipos de documento: Asociación, Adhesión o Representante de comercio.

Si el usuario desea consultar las Estadísticas de documentos firmados y no anexados sin restricción de fecha para una delegación en concreto deberá pulsar el botón y aparecerá un fichero con toda la información, para poder identificar el documento firmado y que todavía no tiene su contrato anexado.

Carta de voluntad de asociación

Carta de voluntad de asociación
La Ley de Mutuas con entrada en vigor el 01.01.2015, modificó el artículo 68.6 del texto refundido de la LGSS en el siguiente sentido:

"La colaboración de las Mutuas en la gestión de la Seguridad Social no podrá servir de fundamento a operaciones de lucro mercantil ni comprenderá actividades de captación de empresas asociadas o de trabajadores adheridos. Tampoco podrá dar lugar a la concesión de beneficios de ninguna clase a favor de los empresarios asociados, ni a la sustitución de éstos en las obligaciones que les correspondan por su condición de empresarios".

Para cumplir con la citada regulación, será preciso antes de formalizar un nuevo Convenio de Asociación proviniente de otra mutua, disponer de una carta de voluntad de asociación (de formato libre a elección de cada empresario) firmada por el empresario y que deberá ser anexada (previo escaneo) en el aplicativo ADA de acuerdo con el siguiente esquema de funcionamiento:

Introducir la nueva “carta de voluntad de asociación” está disponible para cualquier tipo de documento ( asociación // adhesión )
Se accederá a la misma desde el botón “Doc Anexada”.

Una vez pulsado el botón se accede al formulario de anexo de documentación. Se escoge el modelo de Carta (en este caso, "Carta de voluntad de asociación") y se anexa el documento escaneado.

Además se añade un nuevo icono en la vistas “Definitivos”, para que el usuario pueda saber si tiene ya anexada la carta de voluntad de asociación.
Por parte del departamento de afiliación-recaudación se controlará que todos los cambios de mutua de empresas con más de 25 trabajadores disponen de la carta de voluntad de asociación.

Gestión centralizada de envíos

Gestión centralizada de envíos
Desde septiembre 2018 se realiza el envío de documentos a través de una empresa externa.
Al pasar el documento a definitivo, automáticamente se pasa a estado "Creado" para su envío posterior.
Si se desea enviar el documento por medios internos, se debe marcar la opción de NO envío centralizado. Esta opción sólo está disponible el mismo día de la creación del documento.

Para poder hacer un seguimiento del envío de cada documento, se ha habilitado una opción dentro de los documentos de Asociación o Adhesión según corresponda.
Solo con hacer clic sobre Gestión centralizada envíos se nos abrirá este apartado.

Estos son los diferentes estados de seguimiento que se han establecido:

Una vez seleccionados los parámetros deseados en los campos, podemos exportar el resultado a un excel.

Asimismo, adjuntamos el Manual de usuario de la aplicación.

Albert López Zomeño
Director de Administración


Título:		Fecha entrada en vigor:
Tipo:		Fecha publicación:
Dirección:		Fecha actualización:
Área:		Fecha revisión:
Nivel de lectura:	Equipo Directivo + Direcciones de Organización Territorial, Equipo Directivo + Personal OT Administración, Equipo Directivo + Direcciones de Organización Funcional y Territorial, Personal OT Administración, Personal Direcciones Funcionales