Manual nº M-1438

El proyecto de Gestión de accesos de los proveedores externos nace de la necesidad de disponer de una herramienta informática que facilite el control y seguimiento, tanto física como documentalmente, del acceso de los trabajadores externos a las instalaciones de la Mutua.

Actualmente acceden innumerables proveedores externos que vienen realizando variaciones en su plantilla, y que por lo tanto resulta muy difícil asegurar el mantenimiento actualizado de la documentación de los mismos.
Por cuestiones de seguridad de la información y de los bienes de la Mutua, precisamos conocer las personas que han accedido a nuestras instalaciones, así como a que empresa pertenecen, y si son o no subcontratas autorizadas.

La solución que nos aporta el mercado es la de disponer de una herramienta informática de trabajo colaborativo, cuyo coste se comparte entre los usuarios, en la que los diferentes proveedores puedan registrar a los empleados que accederán a nuestras instalaciones, y aportar la documentación necesaria para la debida Coordinación de Actividades Empresariales CAE, al tiempo de disponer de un cierto control en el horario de entrada y salida del centro.

En relación al CAE, en coordinación con el Servicio de Prevención Propio, se ha establecido para cada tipo de trabajo la documentación que es obligatoria intercambiar con los proveedores externos, incluida aquella que se precisa desde un punto de vista contractual para la capacitación, si procede, del personal.

En la actualidad, la mayor parte de los contratos vigentes en la Mutua que precisan de esta gestión de control de accesos, no disponen de las debidas cláusulas contractuales que obliguen a la utilización de esta herramienta informática, por lo que hace unas semanas se procedió a cursar una invitación a los proveedores para su registro voluntario a la plataforma.

En estos momentos podemos informar que se encuentran registrados en la plataforma un 48% de los contratos vigentes. En la medida que se vayan realizando nuevas licitaciones y contratos de los servicios mencionados, los nuevos proveedores deberán darse de alta en ésta y hacer uso de la misma.

Para el resto del 52% de los contratos que aún no estén dados de alta, y de forma temporal, se mantendrá vigente el procedimiento actual según manual nº M-766.

Se adjunta el Manual de gestión de accesos de proveedores externos, donde se recoge el alcance, responsabilidades, procedimiento básico así como una guía de uso para la realización de los controles de acceso en los centros de trabajo.
Para cualquier consulta y/o comentario, rogamos se nos sea remitido al buzón ASEPEYO GESTIONES DIE (die.gestiones@asepeyo.es)

Jesús García Vela
Director de Infraestructuras y Equipamientos


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