Manual nº M-1297

1. OBJETO

El presente Manual tiene por objeto establecer las instrucciones de trabajo para el cumplimiento de las obligaciones de la Mutua establecidas en el Real Decreto 404/2010, por el que se establece el sistema de incentivos para la prevención.

Contiene el método operativo a seguir en la realización de las siguientes actividades:

a) Tramitación de las solicitudes y elaboración del informe propuesta para la DGOSS.
b) Notificación de las no concurrencias y elaboración del informe propuesta en trámite de audiencia.
c) Notificación a la empresa de las resoluciones de la DGOSS.
d) Elaboración del informe de la Mutua ante recursos de alzada.

2. ALCANCE

2. ALCANCE

El presente Manual aplica a las actividades a realizar por la Mutua para la tramitación de las solicitudes de incentivo establecido por el R.D. 404/2010, desde su presentación en la Mutua hasta la correspondiente resolución de la DGOSS e informes de la Mutua ante recursos de alzada, si los hubiera.

El alcance del método operativo establecido se caracteriza por su amplitud respecto a departamentos y puestos de trabajo afectados, indicándose en cada apartado los responsables de realizar la actividad.

La organización territorial de SH se coordinará con los distintos niveles de dirección de la organización territorial en todo lo relativo al ámbito de actuación de los incentivos.

Las herramientas principales de gestión del sistema de incentivos son la aplicación informática "Sistema de Incentivos para la Prevención (SIP)", la información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D.404/2010 (Informes resumen y detalle) y el formulario on line para la cumplimentación y presentación de solicitudes a la Mutua.

Respecto a la información que deberá introducirse en la Aplicación SIP, el presente Manual establece los principales registros, debiéndose consultar en el Manual "Utilización de SIP" disponible en la propia aplicación los detalles sobre los mismos.

3. MÉTODO

3.1. SOLICITUDES

3.1.1. Recepción, alta, digitalización y archivo de la solicitud

3.1.1. Recepción, alta, digitalización y archivo de la solicitud

Las empresas que deseen optar al incentivo deben presentar solicitud en la Mutua en plazo establecido. El plazo de presentación se inicia el día 1 de abril y finaliza el 15 de mayo, salvo prórroga en los plazos, la cual se anunciará oportunamente en caso de producirse.

La empresa podrá presentar la solicitud en cualquiera de las delegaciones de Asepeyo.

Aunque la empresa puede optar por presentar la solicitud a través de correo ordinario o mensajería, salvo excepciones justificadas no lo aconsejamos por el peligro de extravío. Además, en general, la empresa no obtiene con este sistema comprobante de haber entrado la solicitud en la Mutua, salvo que lo envíe por medio de certificado con aviso de recibo.

Desde Asepeyo se recomendará presentar la solicitud en persona y utilizando los modelos facilitados por nuestra Mutua, aunque no podrá rechazarla en caso de hacerlo en otro tipo de impreso, siempre que se ajuste a la normativa.

El formulario para la presentación de la solicitud que Asepeyo ofrece a las empresas asociadas es un formulario on line accesible desde la web de Asepeyo. Este formulario on line tiene dos versiones:

a) La versión accesible desde Usuarios registrados de la web de Asepeyo. Es la versión que debe recomendarse utilizar. En el caso de que la empresa o colaborador no dispongan de clave de acceso, debería insistirse para que la soliciten de inmediato a través de la web de Asepeyo (Acceso empresas/colaboradores-->Contacto (a pie de página)-->Atención al usuario) y así poder acceder al formulario on line desde Usuarios registrados.

b) Una segunda versión del formulario on line está disponible desde la parte pública del espacio dedicado al sistema de incentivos en la web y también desde el portal de prevención de la Mutua. Se propone el uso de esta versión exclusivamente en caso de que la empresa tenga dificultades que le impidan acceder al de Usuarios registrados, advirtiendo que en este caso el sistema no podrá realizar la descarga de datos y validaciones basadas en datos de la empresa (CIF/NIF, razón social, CCC principal, CNAE, periodo de observación, volumen de cotización, índices de siniestralidad).

El formulario on line no sustituye la impresión y presentación de la solicitud en soporte papel, pero sí facilita el proceso de cumplimentación. La aplicación imprime por duplicado la solicitud, un original para la empresa y otro para la Mutua. El original de la Mutua es imprescindible, debiéndose recomendar a la empresa que disponga también de original.

Aunque no descargable desde la web, la Mutua dispone también de un formulario .PDF para dar respuesta a peticiones especiales. Excepcionalmente puede proporcionarse a la empresa, siempre que esté justificado y previa valoración de la necesidad real por parte del personal de la Mutua. Estará a disposición a través de la organización territorial de SH, aunque recordamos que en lo posible se evitará su difusión, y siempre se desaconsejará su uso frente al formulario on line.

Los beneficios adicionales que aporta el formulario on line respecto al formulario .PDF son los derivados de la incorporación en el primero de un gran número de orientaciones al usuario, destacando las asociadas a las validaciones internas. Su diseño ha sido concebido para dar un mejor servicio a la empresa (y reducir ineficiencias en la Mutua), en especial por:

Proporcionar información útil para la cumplimentación (ejemplo: incluye recomendación a la empresa para que obtenga y conserve un certificado de estar al corriente de pago en fechas determinadas).
Reducir de forma significativa el número de defectos en las solicitudes (ejemplo: avisos de incumplimientos cuantitativos si los hay, evitando las molestias derivadas del trámite de audiencia).

Con independencia de si se utiliza el formulario on line o el .PDF, la solicitud debe ser impresa, firmada y presentada en soporte papel a la Mutua.

De acuerdo con el mencionado modelo, la solicitud constará de la siguiente documentación:

Escrito de solicitud del incentivo.

Certificación de concurrencia de requisitos previstos en el R.D. 404/2010.

Autodeclaración sobre actividades preventivas y sobre la existencia de representación de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales.

Documentación adjunta a la principal:

Fotocopia del DNI del representante de la empresa que solicita, certifica y autodeclara (en nuestro modelo está previsto que sea la misma persona).

Fotocopia de los poderes notariales del representante de la empresa que solicita, certifica y autodeclara (en nuestro modelo está previsto que sea la misma persona). Existe la posibilidad de no entregar fotocopia y sólo exhibirlo. Si así fuera, en la delegación debe realizarse la fotocopia, que se archivará junto al resto de documentación. En empresas que coincidan con personas físicas con el DNI es suficiente.

Documentación acreditativa de haber realizado inversiones en prevención de riesgos laborales. Consistirá en una copia de las facturas acreditativas o documentación equivalente. Si lo justifica el elevado volumen de las mismas y si no se dispone de ellas en soporte electrónico, podrá entregarse documentación acreditativa de las mismas (declaración de la empresa que está en disposición de las mismas, con indicación del desglose de conceptos y cuantías de la inversión). A estos efectos, se adjunta modelo de escrito que puede utilizarse para este fin.

Si procede, otra documentación complementaria (como por ejemplo, si la empresa está asociada a otra mutua parte del periodo de observación, escrito de comunicación de datos para el cálculo del volumen de cotización por contingencias profesionales y de los índices de siniestralidad).

El personal de la delegación, al recibir la solicitud, realizará las siguientes acciones:

Antes de proceder a sellar la entrada de la solicitud, en lo posible por las exigencias de su trabajo, se comprobará que la empresa presenta los documentos mínimos y que los ha cumplimentado correctamente. Para ello puede consultar los datos en la aplicación Sistema de Incentivos para la Prevención (SIP).

En caso de detectar defectos en la solicitud, se recomendará a la empresa cursar correctamente la solicitud, evitándoles así molestias innecesarias derivadas de la necesidad de cursar alegaciones a requerimiento de la Mutua o en el posterior trámite de audiencia a instancias de la DGOSS.

Comprobará que la solicitud viene acompañada de fotocopia del DNI/NIE/Pasaporte, documentación acreditativa de los poderes de representación y de haber realizado inversiones en prevención de riesgos laborales, justificándolo con las pertinentes facturas u otra documentación equivalente.

Sellará la solicitud por duplicado con el sello identificativo de Asepeyo y de la delegación (es suficiente sellar únicamente la primera hoja del formulario de solicitud, en el recuadro previsto. No se deben sellar los anexos), incluyendo también la fecha de entrada y de la delegación, entregando uno de los originales sellados a la empresa a efectos de comprobante de entrada. Si presenta un único original se devolverá copia sellada.

Dará de alta la solicitud en la aplicación SIP, accionando el botón 'Nueva' y cumplimentando el campo 'Referencia' con la referencia que consta en formulario on-line. Se cumplimentará manualmente los campos Fecha de entrada (según sello de entrada en Mutua), Delegación de entrada de la solicitud y Persona responsable. Con los datos cumplimentados, se aceptará la solicitud y quedará en estado 01 Entrada.

Digitalizará todos los documentos entregados por la empresa al presentar la solicitud, se asegurará de la calidad de la digitalización y vinculará los archivos en las categorías correspondientes de la aplicación SIP, en su pestaña 'Docs'. Es necesario incorporar en SIP digitalizada la documentación mencionada en este párrafo, y marcar los campos DNI correcto, Poderes correctos y Justificación de las inversiones creados al efecto. A continuación cambiará el estado de la solicitud de 01 Entrada a 02 Solicitud con documentación digitalizada.

Excepcionalmente, en el caso de un gran volumen de documentación acreditativa de los poderes de representación aportados por la empresa y/o de las facturas justificativas de las inversiones declaradas recibidas en soporte papel, y bajo responsabilidad de la dirección de la delegación, podrá omitirse la digitalización completa de los mismos si el personal de la delegación realiza el trabajo de comprobación de que su contenido acredita suficientemente el poder de representación de la persona que firma la solicitud y/o la justificación del montante de las inversiones declaradas. En este caso será suficiente que, tras la comprobación mencionada, se marque en la aplicación SIP el campo Poderes correctos y/o Justificación de las inversiones en la pestaña Datos generales,se digitalicen las páginas más significativas de la documentación adjuntándolas en la pestaña 'Docs' , y se guarde dicha documentación completa en el archivo físico de la delegación.

En todos los casos estará disponible en el archivo de la delegación la totalidad de la documentación acreditativa de las inversiones en prevención de riesgos laborales realizadas durante el periodo de observación. En caso de existir un gran volumen de documentación en soporte papel justificativa de la inversión realizada, y una vez archivada copia en la delegación, se introducirá en aplicación SIP un resumen de conceptos e importes de las inversiones, firmado por el técnico de SH responsable, acompañado de la documentación recibida justificativa de las inversiones de mayor importe (aplicación SIP, pestaña 'Docs') y se marcará el campo Justificación de las inversiones en la pestaña 'Datos generales' en la aplicación SIP. Se procederá de igual forma cuando la empresa haya declarado, mediante Modelo justificación inversiones o escrito equivalente, que mantiene en su poder toda la documentación acreditativa de las inversiones declaradas.
La delegación mantendrá un archivo físico en el centro de trabajo con la totalidad de solicitudes que fueron entradas en dicha delegación. Para cada solicitud se dispondrá de una carpetilla que contendrá la totalidad de documentación relativa al expediente, identificada con la Referencia de la solicitud proporcionada por la aplicación SIP (que en sus primeras posiciones contiene el NIF). Para cada ejercicio los expedientes se ordenarán por su Referencia. La digitalización de documentos no sustituye la necesidad de conservar los originales en archivo de la delegación (ver apartado 3.5). En el caso de que se entregue documentación (alegaciones, recursos de alzada, etc...) en una delegación distinta de la que tiene archivado el formulario de solicitud, se fotocopiará dicha documentación en la delegación receptora y se remitirá original a la delegación que dispone del expediente completo de la solicitud al haber sido entrada allí, que guardará todos los originales.
Es de gran importancia asegurar que en el proceso de recepción y tramitación de las solicitudes en los centros no se produzcan extravíos de expedientes u olvido de su introducción y evolución en SIP. Si se produce este error y una solicitud no es incluida en el informe propuesta ello originará la imposibilidad de tramitación posterior, y ocasionará a la empresa la pérdida del incentivo económico al que tiene derecho, hecho que difícilmente será comprensible y aceptable por la misma.
Deben adoptarse todas las medidas necesarias para evitar que por error una solicitud presentada en la Mutua quede fuera de tramitación, o lo que es lo mismo, no sea dada de alta en la aplicación SIP (en este caso no habría solicitud en el informe propuesta y por tanto la empresa podría perder el derecho al incentivo).
El personal de la Dirección Seguridad e Higiene (DSH) designado para el seguimiento y control de las solicitudes se distribuye por Comunidades Autónomas, por lo que el personal que desee contactar para la aclaración de dudas o para la resolución de incidencias deberá dirigirse a la persona asignada en la tabla del archivo según la localización geográfica. No obstante es recomendable dirigirse directamente y en primera instancia a la organización territorial de SH, dada la mayor facilidad de resolución de las problemáticas individuales que puedan plantearse, por motivos de proximidad y posiblemente mejor conocimiento del detalle de los casos.
La designación del personal de la DSH mencionada en el párrafo anterior se adjunta en la tabla siguiente:

En lo posible, y siempre en función de las cargas de trabajo, las solicitudes entradas un día deberían estar dadas de alta y digitalizada la documentación en el transcurso del mismo día o en su caso al día siguiente. Todos los retrasos en esta primera fase pueden suponer retrasos para la finalización de la tramitación de los expedientes. Por tanto la calidad del servicio que ofreceremos a las empresas en este campo será función en gran medida de la diligencia de actuación en esta primera fase.

En el Anexo A se adjunta un diagrama de flujo con el detalle de las fases a seguir por parte de la empresa, la Mutua y la DGOSS desde que se presenta una solicitud hasta que se percibe el incentivo.

3.1.2. Examen y verificación

3.1.2.1 Examen y verificación inicial

3.1.2.1 Examen y verificación inicial

Tras el alta, registro y digitalización de la solicitud, el personal de SH es el responsable de examinar y verificar el cumplimiento de los requisitos.

No se dispone de técnico de SH en la totalidad de las delegaciones de Asepeyo. En estas delegaciones, tras recepcionar la solicitud, el personal de la delegación digitalizará e incorporará a la aplicación SIP la totalidad de la documentación, evitando de este modo costes de desplazamiento del personal y movimiento de originales entre delegaciones. Ello permitirá al personal de SH tener acceso a toda la documentación digitalizada de la solicitud, a efectos de su examen y verificación.

El personal de SH tendrá en cuenta en primera instancia si la solicitud ha llegado por cumplimentación del formulario on line o por formulario en .PDF (o equivalente). En el primer caso, se comprobará que la descarga automática en la aplicación SIP de datos del formulario on-line se ha realizado correctamente, contrastándola con el documento original. En el segundo caso de trasladará manualmente a SIP los datos que figuren en el formulario .PDF.

Posteriormente, se evaluará el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el R.D.404/2010. Para comprobar el cumplimiento de los requisitos cuantitativos, se utilizará como norma general, la "Información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D. 404/2010. Informe Resumen" que facilita la aplicación SIP.

En caso de cumplimiento de requisitos se procede a informar la solicitud en SIP del modo siguiente:

Si la empresa estuvo asociada con más de una mutua durante el periodo de observación, se comprobará si corresponde a Asepeyo llevar a cabo la tramitación. En caso afirmativo, se seleccionará en SIP,"Informe OTSH empresa con más de una entidad gestora o mutua". En caso negativo, se comunicará dicha circunstancia a la empresa mutualista para que pueda rectificar y se actualizará la situación de la solicitud presentada (cuando la empresa nos informe que ha presentado la solicitud en la otra mutua, informaremos en SIP como “Anulada” su solicitud).
Si la empresa no estuvo asociada con más de una mutua durante el periodo de observación, se seleccionará en SIP la opción "Informe favorable OTSH sin alegaciones".

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.01.02 Examen y verificación OTSH

3.1.2.2 Tramitación de requerimientos

3.1.2.2 Tramitación de requerimientos

El personal de SH, en caso de detectar que no se cumplen los requisitos mínimos establecidos en el R.D.404/2010, identificará los defectos e informará dicha circunstancia en SIP utilizando las opciones de registro de defectos.

El personal de SH valorará la necesidad de remitir requerimiento de la Mutua a la empresa para la subsanación de defectos. Por ejemplo, la ausencia de determinada documentación puede subsanarse sin la necesidad de requerimiento.

En caso de ser necesario requerimiento a la empresa, el personal de SH solicitará autorización a la Dirección Seguridad e Higiene a través de SIP con anterioridad a su remisión.

Tras recibir conformidad de la DSH, el personal de SH imprimirá el escrito de requerimiento a través de SIP para ser firmado por el director de la delegación o nivel superior. Una vez firmado, será presentado a la empresa a efectos de subsanar los defectos. La entrega del escrito se llevará a cabo con la coordinación necesaria entre el personal de SH y el director de la delegación.

En el escrito de requerimiento se informa a la empresa de los defectos concretos detectados y de la necesidad de salvar esos defectos u omisiones, confiriéndole plazo de diez días hábiles, a contar desde la recepción del escrito, para tal menester. Con ello se da cumplimiento a la obligación de la Mutua de conferir trámite de audiencia a la empresa (segundo párrafo del punto 2 del artículo 7 del R.D. 404/2010). En el escrito de requerimiento se indicará a la empresa la conveniencia de que si presenta alegaciones haga constar en las mismas el identificador que la Mutua ha dado a la solicitud, el cual se indica en el propio requerimiento.

El envío del requerimiento a la empresa y los plazos de respuesta están regulados por normativa, por lo que es imprescindible que la Mutua cumpla estrictamente con los plazos establecidos.

La entrega del escrito puede realizarse por diversas vías, obteniéndose en cualquier caso comprobante de la recepción del mismo (debe firmarse el recibí y poner la fecha de entrega, para poder hacer el cómputo del plazo de diez días):

Entrega en persona: No es necesario que sea el propio director de la delegación, el portador podría ser cualquier miembro de la plantilla de la delegación, pero parece razonable que sea una persona que tenga contacto con la empresa y aproveche ese contacto. Se entregará el original y la empresa sellará una copia del escrito, como comprobante de entrega.
Envío de correo electrónico a la empresa, adjuntando escrito. La empresa enviará un correo electrónico también como comprobante de haberlo recibido.
Envío del escrito a la empresa a través de fax, que implicará que la empresa nos envíe copia sellada (puede ser también por fax), como comprobante.
Otro medio equivalente (correo postal certificado, mensajería), siempre que permita la obtención de un comprobante de entrega. Se puede recurrir a la utilización del Burofax para casos urgentes.

La delegación archivará el escrito de requerimiento y los comprobantes de recepción de la empresa en la carpetilla del expediente de la solicitud.

Se digitalizará el escrito de requerimiento firmado conjuntamente con el comprobante de entrega a la empresa, y se incorporará a la aplicación SIP.

Difícilmente la entrega del escrito a la empresa, por si sola, asegurará completamente y en todos los casos que la empresa comprenda los defectos y lleve a cabo la subsanación correcta de todos los errores. Si en ese proceso la empresa volviera a cometer un error podría suponer la presentación de un informe-propuesta desfavorable a la DGOSS, que en el caso de defectos evitables podría ser percibido como un mal servicio a la empresa.

Por ello es muy importante que se lleve un seguimiento individualizado de cada uno de los requerimientos, a efectos de asegurar que todas las empresas que cumplen los requisitos sean objeto de informes-propuesta favorables; se debe procurar que no se pueda imputar a la Mutua falta de servicio y correcto asesoramiento. Es importante mantener contacto telefónico o presencial con esas empresas, y en lo posible verificar la documentación que nos aportan como alegaciones antes de dar entrada a la delegación. Si no se efectúa esa labor de comprobación la empresa podría repetir errores o introducir otros nuevos.

Para todo lo apuntado, la función del personal de SH puede ser de gran ayuda, ya sea realizando personalmente el trabajo de comprobación o asistiendo a las personas que lo deban hacer, teniendo en cuenta que existen delegaciones sin técnico SH.

El personal de SH registrará las visitas efectuadas para la gestión del incentivo en los distintos trámites a través de la aplicación GIM, proceso "Sistema de incentivos para la prevención", con código de actividad "1035 Visitas campaña incentivos".

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.01.04.01. Preparación y envío requerimiento

3.1.2.3 Recepción y tramitación de alegaciones

3.1.2.3 Recepción y tramitación de alegaciones

La empresa podrá presentar las alegaciones de dos formas distintas:

Una nueva solicitud, en substitución de la anterior (incluida la documentación que la acompaña). En este caso se dará aviso a la DSH para la anulación de la que corresponda. No sería este el modo normal.
Escrito de alegaciones específico, acompañado de los documentos que considere necesarios. Lo procedente es que vaya firmado por la misma persona que presentó la solicitud. Ese escrito estará acompañado de los documentos que avalen la subsanación del defecto. Si lo hace otra persona debe presentar el poder que le acredita para ello.

Si los defectos a corregir se refieren a la Certificación y/o Autodeclaración, la empresa debe remitir escrito a los Delegados de Prevención, y éstos tendrán que volver a dar su conformidad (suscribir el nuevo documento).

El personal de la delegación procederá a la recepción, registro de entrada, digitalización, alta en el sistema y archivo de las alegaciones de forma similar a lo realizado en el caso de las solicitudes:

Antes de proceder a sellar la entrada de las alegaciones, en lo posible y siempre que las exigencias de su trabajo lo permitan, se comprobará que en el escrito de alegaciones se proporciona información suficiente para identificar la solicitud en particular a la que las alegaciones se refieren. En principio y si la empresa sigue la indicación proporcionada en el escrito de requerimiento, la empresa habrá hecho constar en las alegaciones el identificador de la solicitud, pero si ello no es así deberá identificarse a través del NIF y CNAE de la solicitud. Para ello se consultará los datos en la aplicación SIP.
La delegación sellará la copia y original del escrito de alegaciones o la nueva solicitud y devolverá la copia sellada a la empresa, a efectos de comprobante de entrada para la empresa. El sello será el identificativo de Asepeyo y de la delegación. En original y copia se pondrá la fecha de entrada en la delegación.
Digitalizará el escrito de alegaciones conjuntamente con todos los documentos entregados por la empresa y vinculará los archivos a la correspondiente solicitud, en la categoría que proceda de la aplicación SIP (pestaña 'Docs').
La delegación archivará el original de las alegaciones en la carpetilla del expediente de la solicitud.

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.01.04.02 Recepción y comprobación alegaciones

Una vez las alegaciones han sido dadas de alta en el sistema y digitalizada su documentación a través de la aplicación SIP, el personal de SH procederá de la siguiente forma:

A través de SIP dará traslado a la Dirección Control de Gestión de los defectos relativos al cumplimiento de los periodos de observación, volúmenes de cotización e índices de siniestralidad, es decir defectos que atañen a los requisitos cuantitativos (RCT).
Comprobará si el resto de defectos, que afectan a los requisitos cualitativos (RCL) y que motivaron el escrito de requerimiento, quedan subsanados con las alegaciones presentadas por la empresa.
- En caso de que determinados defectos persistan, los identificará y registrará en SIP, procediendo a informar la solicitud en SIP como “Informe OTSH desfavorable tras alegaciones”
- Si las alegaciones subsanan los defectos, se procederá a informar la solicitud en SIP como “Informe OTSH favorable tras alegaciones” si dicha empresa ha estado solamente asociada a Asepeyo durante el periodo de observación, o como “Empresa con más de una entidad gestora” si no lo ha estado, en el supuesto de que corresponda a Asepeyo la tramitación de la alegación (en caso contrario, se comunicará dicha circunstancia a la empresa y se anulará la alegación presentada), la solicitud quedará a la espera de conocer el dictamen de Dirección Control de Gestión (DCG) respecto a la subsanación de defectos cuantitativos que no han podido ser comprobados por el personal de SH de la organización territorial.

La Dirección Control de Gestión, tras recibir notificación de la entrada de alegaciones correspondientes a solicitudes para las que se remitió a la empresa escrito de requerimiento relativo al cumplimiento de periodos de observación, volúmenes de cotización e índices de siniestralidad, examinará tales requisitos cuantitativos y dictaminará sobre la subsanación ("Defectos subsanados") o no ("Defectos no subsanados") de los mencionados defectos, informando a la DSH del dictamen a través de la aplicación SIP.

La DSH, tras recibir la información procedente del personal de SH y de la DCG, procederá a revisar e informar en SIP lo que resulte a efectos de elaborar el informe propuesta no vinculante destinado a la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.

3.1.3. Elaboración y envío a la DGOSS del informe propuesta no vinculante y notificación a las empresas

3.1.3. Elaboración y envío a la DGOSS del informe propuesta no vinculante y notificación a las empresas

A partir de la información disponible en la aplicación SIP, la DSH elaborará y remitirá a la DGOSS antes de la fecha límite del 30 de junio (si no hay prórroga de plazos) el informe-propuesta no vinculante en cumplimiento de lo indicado en el artículo 7.2 del R.D 404/2010.

La DSH remitirá a la DGOSS certificación así como archivo xml vía IFIWEB con la relación de todas las empresas que no han respondido al escrito de requerimiento de la Mutua para subsanar los defectos detectados al analizar su solicitud. Corresponde a la notificación identificada en el diagrama ‘Notificaciones sistema de incentivos Bonus’ del Anexo B como “17. Desistida”.

Tras el envío del informe-propuesta, la DSH preparará los escritos de notificación a las empresas, de acuerdo con los modelos generales que se adjuntan a continuación (exclusivamente a efectos informativos, en ningún caso deberán generarse escritos distintos a los archivos Word sin la previa autorización de la DSH).

Favorable sin alegaciones (identificado en el diagrama del Anexo B como “4. Informe propuesta favorable sin alegaciones a la mutua”)

Favorable tras alegaciones (identificado en el diagrama del Anexo B como “10. Informe propuesta favorable con alegaciones a la mutua”)

Desfavorable tras alegaciones (identificado en el diagrama del Anexo B como “12. Informe propuesta desfavorable tras alegaciones a la mutua”)

Empresas con más de una entidad gestora o mutua (identificado en el diagrama del Anexo B como “14. Informe propuesta empresa más de una entidad gestora o mutua”)

La obtención de los escritos de notificación a las empresas solicitantes del sentido del informe propuesta remitido a la DGOSS correspondiente a su solicitud se realizará a través de la aplicación SIP, que generará los comunicados particularizados.

Para obtener dichos escritos en SIP se activará el botón ‘Generar’ (desde cualquiera de las pestañas de la aplicación), obteniendo un archivo .PDF con el redactado correspondiente.

Los escritos correspondientes a “Desfavorable tras alegaciones” a la Mutua serán firmados por el Director de Seguridad e Higiene, mientras que los otros escritos vendrán personalizados con el nombre del director y de la propia delegación.

Para notificar a las empresas el contenido del informe propuesta, el personal de la delegación:

Introducirá si fuera necesario modificaciones únicamente en lo concerniente a la Población, Fecha o Firma, copiando para ello el texto del archivo .PDF que se genera en un archivo Word.
Imprimirá los escritos de notificación a la empresa utilizando impreso corporativo de la delegación, si la notificación se realizará a través de soporte papel.
Remitirá el escrito a la empresa. Es de interés, a efectos de asegurarnos que la empresa lo ha recibido y evitar reclamaciones, obtener comprobante de entrega del mismo.
Archivará copia del escrito de notificación entregado y los comprobantes de recepción obtenidos en la carpetilla del expediente.

Las mencionadas comunicaciones, aún no siendo recogidas explícitamente en la norma, deben realizarse en todos los casos, salvo motivo justificado. La empresa debe ser informada de la propuesta remitida por la Mutua a la DGOSS respecto a su solicitud, siendo ello de especial importancia atendiendo al tiempo que transcurre hasta recibir resolución de la DGOSS.

3.2. COMUNICADOS DE NO CONCURRENCIA Y RESOLUCIONES

3.2.1. Generalidades

3.2.1. Generalidades

Una vez remitido el informe propuesta no vinculante a la DGOSS, así como la relación de todas las empresas que no han respondido al escrito de requerimiento de la Mutua para subsanar defectos, la Mutua queda a la espera de que la DGOSS analice las propuestas y responda en forma de resolución o comunicación de no concurrencia.

La Mutua debe trasladar a la empresa de forma individualizada lo que la DGOSS resuelva y nos comunique mediante Oficio y archivo remitido vía IFIWEB, una vez haya efectuado sus comprobaciones, así como tramitar las alegaciones y recursos de alzada, siguiendo las instrucciones que se comuniquen a la Mutua. Cada una de las solicitudes presentadas recibirá respuesta de la DGOSS, pudiendo estar englobada en uno de los siguientes supuestos:

a) Resolución estimatoria de la DGOSS

En esta resolución se autoriza el abono del incentivo, con indicación de cuantía.

Son las solicitudes para las que la DGOSS, tras comprobar el cumplimiento de requisitos, autoriza a la Mutua el abono del incentivo.

Pueden producirse sin o con necesidad de trámite de audiencia ante la DGOSS

b) Comunicación de no concurrencia de requisitos

Son solicitudes en las que aún no hay resolución de la DGOSS. Para estas solicitudes la DGOSS no considera acreditada la concurrencia de los requisitos establecidos en el R.D. 404/2010 y la Orden TIN/1448/2010, y así lo comunica a la Mutua junto a los motivos de tal circunstancia.

Para estos casos la Mutua debe trasladar la mencionada circunstancia a las empresas al objeto de que éstas en el plazo de 10 días hábiles, puedan formular alegaciones en el trámite de audiencia correspondiente. Una vez transcurrido el plazo la Mutua recopila toda la información y remite a la DGOSS fichero informático con un segundo informe propuesta no vinculante, identificado como aquel tras trámite de audiencia ante la DGOSS.

En caso de no recibir alegaciones la Mutua remite certificación expresiva de esta circunstancia, con la relación de todas las empresas que no han respondido la notificación de la Mutua para subsanar defectos, en lo que se denomina listado de empresas que desisten tras trámite de audiencia o tras comunicación de no concurrencia de requisitos.

c) Resolución desestimatoria de la DGOSS

c1) Por desistir la empresa tras requerimiento de la Mutua

Son las solicitudes de las empresas que no han respondido al escrito de requerimiento de la Mutua para subsanar los defectos detectados al analizar su solicitud y que la Mutua ha informado mediante certificación expresiva a la DGOSS.

c2) Por desistir la empresa en el trámite de audiencia ante la DGOSS

Son las solicitudes de las empresas que no han respondido al escrito de requerimiento remitido por la Mutua a instancias de la DGOSS en el trámite de audiencia y que la Mutua ha informado mediante certificación expresiva a la DGOSS.

c3) Tras haber presentado alegaciones en el trámite de audiencia ante la DGOSS

Son las solicitudes de las empresas que han alegado en el trámite de audiencia ante la DGOSS y que han recibido resolución desestimatoria tras dicho trámite de audiencia.

Ante las resoluciones la Mutua debe notificar el resultado a las empresas informándolas que contra la misma pueden interponer recurso de alzada, en el plazo de un mes, ante el Sr. Secretario de Estado de la Seguridad Social.

Las notificaciones a la empresa y los plazos de respuesta están establecidos por normativa, y eventualmente por instrucciones explícitas de la DGOSS (en el apartado 3.2.7. se detallan los requisitos establecidos para la tramitación de notificaciones tras trámite de audiencia y recursos de alzada), por lo que es imprescindible que la Mutua cumpla estrictamente con los plazos establecidos. Todo el personal de la Mutua implicado debe priorizar y facilitar que dichas notificaciones y sus posibles respuestas se realicen en tiempo y forma.

El sistema de notificación de las resoluciones a la empresa se realizará del mismo modo que el indicado en apartado 3.1.2.2. Tramitación de requerimientos (del párrafo 7 al 11). En la aplicación SIP se informará en la pestaña 'Resol.' las fechas de notificación.

3.2.2. Notificación de las resoluciones estimatorias de la DGOSS, sin trámite de audiencia

3.2.2.1 Elaboración y disponibilidad de escritos de notificación

3.2.2.1 Elaboración y disponibilidad de escritos de notificación

La DSH elabora los escritos de notificación de las resoluciones estimatorias, según modelo que se adjunta a continuación (exclusivamente a efectos informativos, en ningún caso deben generarse escritos distintos a los archivos particularizados que prepara la DSH para cada solicitud):

La DSH pone a disposición de la organización los escritos correspondientes a un mismo supuesto (estimatorias) y una misma delegación en un único archivo informático, estando disponibles en la siguiente carpeta, que corresponde a las notificaciones a las empresas mutualistas tras la resolución de la DGOSS:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\0X comunicación sin tram audiencia 19_20_18

La denominación de los archivos empieza con el número de delegación, para permitir una rápida localización de los mismos por parte de las delegaciones, acompañada por las palabras 'Estimatoria sin alegaciones ante DGOSS', identificada en diagrama del Anexo B como “19. Resoluciones Estimatorias de la DGOSS sin trámite de audiencia ante la DGOSS”.

3.2.2.2 Notificación a las empresas

3.2.2.2 Notificación a las empresas

Es importante poder notificar con celeridad las resoluciones estimatorias a las empresas beneficiarias. La DGOSS obliga a la Mutua a notificar la resolución a las empresas interesadas en el plazo de los 10 días siguientes a la recepción del oficio o del fichero que lo acompaña con el detalle de las empresas (el plazo de 10 días se establece por oficio a partir del ejercicio 2011).

En aplicación a los requisitos de tramitación, se deben adoptar las siguientes acciones:

1. Se procederá a notificar a las empresas las resoluciones estimatorias recibidas para dar cumplimiento a los 10 días de plazo máximo. Se informará especialmente en lo relativo a la conveniencia de presentar, si procede, el recurso ante la Mutua, básicamente por desacuerdo con el importe del incentivo resuelto, para agilizar el trámite (conocer que va a presentarse recurso permitirá a la Mutua preparar la copia compulsada del expediente y el informe de Mutua con la antelación suficiente).

A efectos de asegurar una rápida notificación debe considerarse la posibilidad de realizarla a través del servicio de Burofax, si otras vías de comunicación utilizadas hasta la fecha no permiten el cumplimiento del plazo.

Para ello, la DSH pone a disposición de la organización territorial los escritos personalizados para la notificación a las empresas, identificados por el código de delegación de entrada de la solicitud y con identificación de la fecha límite para presentar la notificación de resolución a la empresa, en la siguiente carpeta de la unidad T:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\0X Comunicación sin tram audiencia_19_20_18\19. Resolución estimatoria sin trámite de audiencia ante DGOSS\XXXXXXX.

Se imprimirá el escrito, que se facilita en formato Word para facilitar la cumplimentación de los campos Población, Fecha y Director/a de Centro Asistencial o nivel jerárquico superior que firma el escrito (a excepción de los campos enumerados, no se puede modificar el redactado de la carta en ninguna circunstancia sin autorización previa de la DSH), en impreso corporativo de la delegación y se remitirá a la empresa.

La notificación de las resoluciones en todos los casos exige la obtención del comprobante de entrega de la misma como acuse de recibo (es imprescindible sellar el recibí y poner fecha de entrega), comprobante que se incorporará en la pestaña "Docs" de la aplicación SIP, informando también en la pestaña 'Resol' la fecha de notificación y confirmando o modificando los datos bancarios en el caso de que se deba cambiar la cuenta bancaria, para poder proceder al abono en el supuesto “19.Resolución estimatoria, sin trámite de audiencia ante DGOSS”.

Por otro lado y en línea con la pauta dada para todas las otras comunicaciones a la empresa, se guardará copia sellada de la notificación en expediente de la solicitud del archivo físico de la delegación.

2. La organización territorial de la Mutua debe preparar con antelación suficiente la fotocopia compulsada del expediente de todas aquellas solicitudes con resolución estimatoria cuando exista la previsión de presentación de recurso de alzada, según el conocimiento del caso o por haberlo así expresado la empresa (básicamente por desacuerdo con el importe del incentivo resuelto). Es de interés conocer esa previsión lo antes posible, en especial al notificar la resolución, y así preparar de inmediato la compulsa del expediente.

Teniendo en cuenta lo ajustado de los plazos concedidos para el trámite, en caso de que el Director de delegación o superior jerárquico no estuviera disponible para firmar la compulsa de los expedientes del incentivo para la prevención, se permite que sea el técnico SH (u otro personal de la delegación) el que firme dicha copia compulsada. Para ello bastará escribir en el espacio de la rúbrica las iniciales P.O. (Por Orden), y que firme el técnico SH u otro personal de la delegación en sustitución del Director.

Es imprescindible la correcta compulsa de los expedientes. A continuación se adjunta archivo que contiene indicaciones de cómo proceder para realizar la copia compulsada de un expediente:

Un caso particular que conviene tener en cuenta para la correcta compulsa es el caso en el que la profusión de facturas u otros justificantes de la inversión declarada hayan impedido digitalizar e incorporar en SIP dicha documentación y a efectos de poder preparar la DSH la certificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 2.1 del Real Decreto 404/2010, en particular lo relativo a la existencia de la documentación acreditativa de la inversión declarada, se procederá de la siguiente forma:

Se preparará un escrito con título ‘Informe resumen del contenido de la documentación acreditativa de haber realizado inversiones’ que, a modo de certificación, indicará el motivo del escrito y que las facturas están disponibles en la delegación para su consulta, un breve desglose de los principales conceptos reflejados en dichas facturas así como el importe final, y será firmado por el Director de delegación o Técnico SH.
Se escaneará dicho escrito y se anexará en la pestaña ‘Docs’ de SIP.

Se llevará a cabo la compulsa del expediente del incentivo para la prevención, sin incluir dicho escrito.

3. Una vez presentado el recurso de alzada en las delegaciones de la Mutua, la organización territorial deberá proceder de inmediato del siguiente modo:

Digitalizará el recurso de alzada y anexará el archivo en la pestaña "Docs." de la aplicación SIP.

Remitirá el archivo con dicha digitalización en correo electrónico dirigido a la persona de la DSH asignada a cada Comunidad Autónoma, de acuerdo con la distribución indicada en este Manual, evolucionando a su vez la solicitud a estado 27. ‘Recurso de alzada presentado’ en SIP e informando la fecha de entrada del recurso en la pestaña "Resol".

Preparará copia compulsada del expediente, si no la tuviera ya preparada (recordamos la importancia de tenerla preparada antes de recibir el recurso), digitalizándola a continuación y remitiéndola por correo electrónico a la persona de la DSH indicada anteriormente. Puede remitirse en el mismo correo en el que se adjunta el recurso, siempre que ello no introduzca retraso.

Enviará por correo postal, mensajería o valija copia compulsada a la misma persona de la DSH indicada anteriormente.

La DSH preparará el informe de la Mutua sobre las alegaciones efectuadas por la empresa en su recurso, así como la certificación sobre el cumplimiento de requisitos en caso de que informe favorablemente, una vez tenga conocimiento de la entrada de los recursos de alzada.

La DSH remitirá a la DGOSS la copia recibida del expediente compulsado, dará traslado del recurso de alzada presentado e incorporará el citado informe de la Mutua sobre las alegaciones efectuadas por la empresa.

Para el caso de resoluciones estimatorias correspondientes a solicitudes que no se presentaron en Asepeyo, la delegación digitalizará el escrito de notificación sellado por la empresa a modo de acuse de recibo y lo incorporará en SIP, archivando el escrito también en carpetilla propia identificada por el NIF CNAE de la empresa (son solicitudes no presentadas en Asepeyo que han sido introducidas en SIP posteriormente, una vez resueltas, por la DSH).

La DGOSS comunica a la Mutua resolución estimatoria con carácter previo al ingreso en cuenta de la Mutua de la cantidad del incentivo. Es habitual que exista un retraso de semanas entre la comunicación de las resoluciones por parte de la DGOSS y el ingreso en Mutua del importe total de los incentivos por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social. Sólo una vez se ha recibido dicho importe, la Mutua está en disposición de abonar las cuantías a las empresas con resoluciones estimatorias.

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.02.01. Notificación de la resolución a la empresa

3.2.3. Notificación de las resoluciones desestimatorias de la DGOSS, sin trámite de audiencia

3.2.3.1 Elaboración y disponibilidad de escritos de notificación

3.2.3.1 Elaboración y disponibilidad de escritos de notificación

La DSH elabora los escritos de notificación de las resoluciones desestimatorias por desistir la empresa tras requerimiento de la Mutua, según modelo que se adjunta a continuación (exclusivamente a efectos informativos, en ningún caso deben generarse escritos distintos a los archivos particularizados que prepara la DSH para cada solicitud):

La DSH pone a disposición de la organización los escritos correspondientes a un mismo supuesto (desestimatorias) y una misma delegación en un único archivo informático, estando disponibles en la siguiente carpeta de intercambio, que corresponde a las notificaciones a las empresas mutualistas tras la resolución de la DGOSS:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\0X comunicación sin tram audiencia 19_20_18\18 Resolución desestimatoria por desistir la empresa tras requerim.

La denominación de los archivos empieza con el número de delegación, para permitir una rápida localización de los mismos por parte de las delegaciones, acompañada por las palabras 'Desiste tras requerimiento de la mutua', identificado en el diagrama de flujo del Anexo B como “18. Resoluciones desestimatorias por desistir la empresa tras requerimiento de la mutua”.

3.2.3.2 Notificación a las empresas

3.2.3.2 Notificación a las empresas

Se actuará según lo establecido en el apartado 3.2.2.2. del presente Manual, en lo que atañe a la notificación, archivo y digitalización de los escritos. El escrito de notificación de resolución desestimatoria será firmado por el Director de Seguridad e Higiene. A su vez, se informará en la pestaña ‘Resol’ de SIP, punto “18. Resolución desestimatoria, por desistir la empresa tras requerimiento de la mutua” la fecha de notificación de la resolución.

3.2.4. Notificación de la no concurrencia de requisitos de la DGOSS

3.2.4.1 Elaboración y disponibilidad de los escritos de notificación

3.2.4.1 Elaboración y disponibilidad de los escritos de notificación

La DSH elaborará los escritos de notificación a la empresa informando de que la DGOSS ha comunicado a la Mutua que la solicitud no cumple los requisitos, y por tanto se abre el trámite de audiencia (art. 8.3. del R.D. 404/2010). Los escritos de notificación seguirán el modelo que se adjunta a continuación (exclusivamente a efectos informativos, en ningún caso deben generarse escritos distintos a los archivos particularizados que prepara la DSH para cada solicitud):

La DSH pone a disposición de la organización los escritos correspondientes a un mismo supuesto (no concurrencia de requisitos) y una misma delegación en un único archivo informático, estando disponibles en la siguiente carpeta de intercambio, que corresponde a las notificaciones a las empresas mutualistas tras la resolución de la DGOSS:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\0X comunicación sin tram audiencia 19_20_18\20 Comunicación de No concurrencia de requisitos

La denominación de los archivos empieza con el número de delegación, para permitir una rápida localización de los mismos por parte de las delegaciones, acompañada por las palabras 'No concurrencia de requisitos', identificado en el Diagrama de flujo del Anexo B 'Notificaciones sistema de incentivos Bonus' como “20. Comunicación de No concurrencia de requisitos'.

3.2.4.2 Notificación a las empresas

3.2.4.2 Notificación a las empresas

Es muy importante tramitar con agilidad el supuesto de no concurrencia de requisitos, ya que un retraso en la notificación de un caso particular puede conllevar la no presentación a la DGOSS en tiempo del segundo informe propuesta no vinculante con la totalidad de solicitudes en trámite de audiencia.

La DSH también remitirá a la DGOSS certificación y archivo xml vía IFIWEB con la relación de todas las empresas que no han respondido a la comunicación de no concurrencia de requisitos.

Se actuará según lo establecido en el apartado 3.2.2.2. del presente Manual, en lo que atañe a la notificación, archivo y digitalización de los escritos. El escrito será firmado por el Director de Seguridad e Higiene. A su vez, se informará en la pestaña ‘Resol’ de SIP, punto “20. Comunicación de no concurrencia de requisitos, tras informe propuesta ante DGOSS” la fecha de notificación de la resolución así como la fecha de presentación de alegaciones, si se reciben.

El apartado 3.2.6 del presente Manual desarrolla las actuaciones a realizar cuando una empresa presenta alegaciones tras la notificación de no concurrencia de requisitos por parte de la Mutua a instancias de la DGOSS.

3.2.5. Información y asesoramiento a la empresa

3.2.5. Información y asesoramiento a la empresa

En general, las mayores necesidades de información y asesoramiento se concentrarán en el apartado 3.2.4. Notificación de la no concurrencia de requisitos DGOSS, aunque también puede haber dudas en el resto de notificaciones a la empresa.

En determinados casos, el contenido de las notificaciones difícilmente asegurará que la empresa esté bien informada y pueda actuar en consecuencia, por lo que en lo posible y según los recursos disponibles, el personal de SH llevará a cabo un seguimiento individualizado, realizando visitas a las empresas o atenciones telefónicas para dar respuesta a las necesidades de asesoramiento.

Por todo ello y con carácter general, la notificación de la no concurrencia de requisitos a la empresa debería coordinarse con el personal de SH, con objeto de prever las necesidades de asesoramiento para la presentación de alegaciones que se puedan derivar, procurando atender individualmente las situaciones más complejas (por ejemplo, si el motivo de la no concurrencia es el incumplimiento de algún índice cuando Asepeyo ha presentado un informe-propuesta favorable a la DOGSS, o si el motivo de la no concurrencia es "No existe CCC principal" o "No existe empresa").

El personal de SH registrará las visitas efectuadas para la gestión del incentivo en los distintos trámites a través de la aplicación GIM, proceso "Sistema de incentivos para la prevención", con código de actividad "1035 Visitas campaña incentivos".

3.2.6. Recepción y tramitación de alegaciones

3.2.6. Recepción y tramitación de alegaciones

La forma de proceder será equivalente a la detallada en el apartado 3.1.2.3 del presente Manual. La empresa podrá presentar el escrito de alegaciones específico que considere, acompañado de los documentos necesarios, en el plazo máximo de 10 días hábiles a partir de la recepción de la notificación de no concurrencia de requisitos por parte de la Mutua. Lo procedente es que vaya firmado por la misma persona que presentó la solicitud de incentivo. Si lo hace otra persona, debe acreditar poderes. En el escrito, acompañará los documentos que avalen el cumplimiento de los requisitos que según la DGOSS no quedan suficientemente acreditados.

El personal de la delegación recibirá las alegaciones, sellando original para Asepeyo y copia del escrito de alegaciones, que se devolverá a la empresa a efectos de comprobante de entrada. En el original y copia se pondrá la fecha de entrada en la delegación. Se digitalizará el escrito de alegaciones y toda la documentación entregada, y se incorporarán dichas digitalizaciones en la pestaña Docs de la aplicación SIP, informando asimismo la fecha de recepción de la alegación.

Se enviará un correo electrónico a la DSH informando del anexado de la alegación en SIP y se guardará la documentación completa en el archivo físico de la delegación. Según lo dicho, se informará en la pestaña ‘Resol’ de SIP, punto “20. Comunicación de no concurrencia de requisitos, tras informe propuesta ante DGOSS” la fecha de presentación de alegaciones, si se han recibido.

Se archivarán convenientemente en la delegación las alegaciones y toda la documentación entregada en el expediente de la solicitud.

En la DSH, cuando las alegaciones sean por motivos cuantitativos, se cumplimentará un documento específico con la información contenida en las alegaciones recibidas de la organización territorial y se remitirá correo electrónico a DCG para su valoración.

La Dirección Control de Gestión y la DSH llevarán a cabo las comprobaciones necesarias para la tramitación de las alegaciones presentadas por las empresas ante la DGOSS, informará en el documento específico los datos de cuotas y partes requeridos así como indicará si la empresa, a la luz de las alegaciones, cumple con los requisitos cuantitativos establecidos o no, y remitirá respuesta a la DSH, que elaborará un segundo informe propuesta no vinculante para la DGOSS tras trámite de audiencia, con la siguiente clasificación de solicitudes:

Favorable tras alegaciones en trámite de audiencia (identificado en diagrama del Anexo B como "21. Informe propuesta favorable tras alegaciones en trámite de audiencia")
Desfavorable tras alegaciones en trámite de audiencia (identificado en diagrama del Anexo B como "22. Informe propuesta desfavorable tras alegaciones en trámite de audiencia")
Empresas con más de una entidad gestora o mutua (identificado en diagrama del Anexo B como "30. Informe propuesta más de una entidad gestora o mutua en trámite de audiencia")

Por otro lado, se elaborará también certificación de la no recepción de alegaciones a las notificaciones proporcionadas por la Mutua, en lo que sería la opción identificada en el diagrama del Anexo B como "23. Desistida tras comunicación de no concurrencia requisitos."

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.04. Tramitación no concurrencia de requisitos DGOSS

3.2.7. Notificación de las resoluciones de la DGOSS, tras trámite de audiencia

3.2.7. Notificación de las resoluciones de la DGOSS, tras trámite de audiencia

Tras el trámite de audiencia la Mutua puede recibir la siguiente respuesta de parte de la DGOSS, mediante el correspondiente Oficio y archivo remitido vía IFIWEB:

Resolución estimatoria (identificado en el Anexo B como "25. Resolución estimatoria DGOSS tras trámite de audiencia")

Resolución desestimatoria (identificado en el Anexo B como "26. Resolución desestimatoria DGOSS tras trámite de audiencia")
Resolución desestimatoria por desistimiento (identificado en el Anexo B como "24. Resolución desestimatoria por desistimiento tras comunicación de no concurrencia de requistos")

El sistema a seguir para comunicar a las empresas las resoluciones de la DGOSS será equivalente al indicado anteriormente para las notificaciones de las resoluciones (apartados 3.2.2.2. y 3.2.3.2 del presente Manual), con la salvedad de las carpetas que contienen los escritos de notificación así como los apartados de la pestaña 'Resol' del aplicativo SIP que deben ser informadas:

- Los escritos personalizados de las resoluciones estimatorias tras trámite de audiencia ante la DGOSS se ponen a disposición de la organización territorial en la siguiente carpeta de la unidad T:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\Resoluciones tras TA_24_25_26\25. Resolución estimatoria tras TA ante DGOSS\XXXXXXX.

A su vez, la obtención del comprobante de entrega del mismo como acuse de recibo se incorporará en la pestaña "Docs" de la aplicación SIP, informando también en la pestaña 'Resol' la fecha de notificación y confirmando o modificando los datos bancarios en el caso de que se deba cambiar la cuenta bancaria, para poder proceder al abono en el supuesto “25. Resolución estimatoria tras trámite de audiencia ante DGOSS”.

- Los escritos personalizados de las resoluciones desestimatorias tras trámite de audiencia ante la DGOSS se ponen a disposición de la organización territorial en la siguiente carpeta de la unidad T:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\Resoluciones tras TA_24_25_26\26. Resolución desestimatoria tras TA ante DGOSS\XXXXXXX.

A su vez, se informará en la pestaña ‘Resol’ de SIP, supuesto “26. Resolución desestimatoria tras trámite de audiencia ante DOGSS” la fecha de notificación de la resolución.

- Los escritos personalizados de las resoluciones desestimatorias por desistimiento tras trámite de audiencia se ponen a disposición de la organización territorial en la siguiente carpeta de la unidad T:

T:\Intercambio\AS8008 - Sistema Incentivos BONUS\0X Incentivos 20XX\Resoluciones tras TA_24_25_26\24. Resolución desestimatoria por desistimiento tras TA\XXXXXXX.

A su vez, se informará en la pestaña ‘Resol’ de SIP, supuesto “24. Resolución desestimatoria, por desistir la empresa tras comunicación de no concurrencia” la fecha de notificación de la resolución.

Los escritos de notificación seguirán los modelos que se adjunta a continuación (exclusivamente a efectos informativos, en ningún caso deben generarse escritos distintos a los archivos particularizados que prepara la DSH para cada solicitud):

Notificación resoluciones estimatorias tras trámite de audiencia ante la DGOSS:

Notificación resoluciones desestimatorias tras trámite de audiencia ante la DGOSS:

Notificación resoluciones desestimatorias por desistimiento tras comunicación de no concurrencia de requisitos:

En algunos casos y una vez resuelta desestimatoriamente una solicitud tras trámite de audiencia y presentado recurso de alzada por parte de la empresa, la DGOSS analiza los motivos y concluye que, tras efectuar las comprobaciones pertinentes, la solicitud sí cumple los requisitos previstos en el artículo 2.1. del R.D.404/2010. Para solventar la situación y al mismo tiempo agilizar los trámites, la DGOSS utiliza el artículo 105 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que establece que ‘…las Administraciones Públicas podrán revocar en cualquier momento sus actos de gravamen o desfavorables, siempre que tal revocación no constituya dispensa o exención no permitida por las leyes…’.

Lo anterior implica que no se resuelve el recurso de alzada presentado por la empresa, sino que con la revocación de la resolución se vuelve atrás en el trámite administrativo y se resuelve estimatoriamente una solicitud que en su momento y tras trámite de audiencia había sido desestimada. La empresa, si no estuviera de acuerdo con la resolución, generalmente es por el importe concedido, puede presentar recurso de alzada.

3.3. RECURSOS ALZADA

3.3. RECURSOS ALZADA

Tras las resoluciones que emite la DGOSS, si las empresas están disconformes con lo indicado en las resoluciones y quieren defender su opinión delante la Administración, pueden interponer recurso de alzada ante la Secretaría de Estado de la Seguridad Social en el plazo de un mes a partir del día siguiente a la notificación de la Mutua. En el caso de que decidan interponer recurso, deben presentarlo a la Mutua junto a los documentos que estimen conveniente aportar. Desde la DSH y tras completar el expediente, se da traslado al Ministerio de Empleo y Seguridad Social para su tramitación y resolución.

En particular, es necesario tener presente un caso que se da con cierta frecuencia para resoluciones estimatorias; en las cartas de notificación de resoluciones que la Mutua remite a las empresas mutualistas, se incluye el siguiente párrafo:

Lo que se comunica para su conocimiento y efectos oportunos, de conformidad con lo previsto en el artículo 8.2 del Real Decreto 404/2010, de 31 de marzo, advirtiendo que contra la resolución de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social cabe interponer recurso de alzada ante la Secretaría de Estado de la Seguridad Social en el plazo de un mes, contado desde el día siguiente al de su notificación mediante el presente escrito, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 114 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, según la redacción dada por la Ley 4/1999, de 13 de enero. En el caso de que se decida interponer recurso, y con la finalidad de agilizar su tramitación, se sugiere que se presente simultáneamente ante esta Mutua y ante la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.

Es necesario que las empresas tengan claro que, si no están conformes con la resolución emitida, tienen un mes para presentar recurso de alzada.

Este recordatorio es necesario ante ciertas situaciones que pueden darse, como por ejemplo la que se describe a continuación: empresas que, estando pendientes de un recurso de alzada ante una resolución desestimatoria del ejercicio previo, consideran que el importe a ingresar debe ser del 10 % de las cuotas por contingencias profesionales en vez del 5 % concedido, supeditado obviamente a resolución estimatoria del recurso de alzada presentado en ejercicio previo.

En consecuencia, las empresas deben presentar recurso de alzada solicitando el 10 % de forma 'preventiva' mientras no se resuelve la reclamación del ejercicio previo tras recibir notificación de la resolución con la que están disconformes, ya que el periodo para formalizar recurso de alzada finaliza un mes después de dicha fecha de notificación, y con posterioridad ya no será posible hacerlo.

La empresa, de igual forma que para las solicitudes de incentivo y alegaciones, podrá presentar recurso de alzada ante la Mutua, si es posible en la delegación donde presentó la solicitud de incentivo. A nivel interno, la delegación que reciba el recurso devolverá a la empresa una copia sellada del mismo y digitalizará la totalidad de los documentos del recurso, anexando dicha digitalización en la pestaña 'Docs.' de SIP. También informará de la entrada del recurso a Mutua en la pestaña 'Resol.' de SIP, punto “27. Recurso de alzada presentado”, así como la fecha de entrada. Asimismo, se procederá a archivar el recurso presentado en ubicación adecuada, en su soporte papel original.

En el caso de que la empresa considere oportuno recurrir la resolución debe presentar el recurso de alzada ante la Mutua, junto con los documentos que estime conveniente aportar. Desde la Mutua se dará traslado al MESS para su trámite y resolución. En ejercicios anteriores se permitía presentar el recurso de alzada a entes de la Administración Central (que se lo remitían a su vez a la DGOSS), aunque se sugería que se presentara también a la Mutua. Se mantiene el plazo máximo que tiene la empresa para presentar recurso de alzada (1 mes desde la notificación).

Una vez se presente el recurso de alzada a la Mutua ésta tendrá un plazo de 10 días para remitirlo a la DGOSS (el plazo de 10 días se establece por oficio a partir del ejercicio 2011, podría sufrir variaciones, en su caso se comunicarían).

Cabe añadir que los recursos de alzada no son tramitados directamente por la DGOSS sino por la Subdirección General de Recursos de la Secretaría General Técnica del MESS.

En cualquier caso, la DGOSS remite Oficio con copia del recurso de alzada a la Mutua, solicitando un informe justificativo, que incluye la opinión de la Mutua en relación con el recurso de alzada presentado así como una certificación relativa al cumplimiento de requisitos (entre ellos las inversiones declaradas), además de una copia compulsada de todo el expediente hasta la fecha. De esta forma, la Mutua debe emitir opinión remitiendo informe justificativo de motivos junto a una copia compulsada de los documentos del expediente.

La respuesta de la Subdirección General de Recursos del MESS a los recursos de alzada presentados puede ofrecer tres posibilidades:

Resolución estimatoria tras recurso de alzada (identificado en el Anexo: Diagrama de Notificaciones como “28. Resolución estimatoria tras recurso de alzada”)
Resolución desestimatoria tras recurso de alzada (identificado en el Anexo: Diagrama de Notificaciones como “29. Resolución desestimatoria tras recurso de alzada”)
Inadmisión del recurso de alzada: No se entra en la valoración de las alegaciones efectuadas por la empresa ya que impugnan una resolución que ha resultado revocada (se inadmite el recurso de alzada presentado).

Para comunicar estas resoluciones, lo habitual es que el MESS lo notifique directamente a la empresa recurrente, y también a la mutua que tramitó su solicitud. En cualquier caso, el personal de la delegación se pondrá en contacto con la empresa para notificarse la información recibida.

Se informará en la pestaña ‘Resol.’ punto “28. Resolución estimatoria tras recurso de alzada” de SIP la fecha de notificación así como los datos bancarios, confirmándolos o modificándolos, para poder proceder al abono del incentivo. En esta misma pestaña y para resoluciones desestimatorias, se informará solamente la fecha de notificación en el punto “29. Resolución desestimatoria tras recurso de alzada”.

Para el caso de recursos de alzada con resolución estimatoria correspondientes a solicitudes que no se presentaron en Asepeyo, la delegación digitalizará el escrito de notificación sellado por la empresa a modo de acuse de recibo y lo remitirá a la DSH, archivándolo también en carpetilla propia identificada por el CIF CNAE de la empresa (son solicitudes no presentadas en Asepeyo y por ello no introducidas en la aplicación SIP).

Cabe añadir que la interposición de un recurso de alzada agota la vía administrativa, por lo que si alguna empresa quisiera seguir reclamando ante la Administración en relación a su solicitud de incentivo, podría presentar un recurso contencioso-administrativo ante la sala correspondiente del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma.

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.02.02 Tramitación de recurso de alzada

3.4. ABONO DEL INCENTIVO

3.4. ABONO DEL INCENTIVO

Tras cualquier resolución estimatoria de la DGOSS, la Mutua debe proceder a transferir el importe del incentivo a la empresa, siempre y cuando la Tesorería General de la Seguridad Social haya ingresado previamente la cuantía requerida en Asepeyo utilizando para ello la partida correspondiente del Fondo de Prevención y Rehabilitación. Es habitual que los ingresos de Tesorería se demoren varias semanas en relación a la comunicación de resoluciones a Mutua.

Al comunicar dicha resolución se solicitará a la empresa la cuenta bancaria donde realizar el ingreso. En caso de disponer de ella solicitaremos su validación, en caso contrario solicitaremos la cuenta.

Hasta la fecha el tiempo transcurrido entre la presentación de la solicitud y la resolución de un recurso de alzada es de cómo mínimo un año. Es frecuente encontrar que en ese plazo la empresa ha cambiado la cuenta bancaria donde desea recibir el abono.

También sucede que algunas solicitudes no vienen informadas con la cuenta bancaria, o no han entrado en Asepeyo sino en otra mutua, y sin embargo tenemos que hacer frente al pago ya que Asepeyo dio cobertura durante el periodo de observación a algunos CCC de la agrupación CIF-CNAE. En ambos casos es imprescindible pedir y dar de alta la cuenta bancaria.

Para ello se considerará suficiente la entrega de certificación bancaria de titularidad (debe figurar la identificación de la empresa solicitante).

Otra opción es la presentación de escrito solicitando un cambio de cuenta bancaria en relación con lo informado en el formulario de solicitud (o para dar de alta una cuenta si no se ha hecho con antelación). Adjuntamos a continuación modelo del mencionado escrito, si se utiliza la segunda opción:

En la segunda opción, la Mutua exigirá que la persona que actúe en representación de la empresa que, en caso de ser distinta a la que firmó la solicitud, presente documentación acreditativa (poderes notariales o documentos alternativos) de tener como mínimo la misma condición que es exigible por normativa a la persona que firma la solicitud (es decir, el empresario, si el titular es persona física, o en caso contrario el administrador, presidente del consejo de administración u órgano de gobierno equivalente o representante legal de la empresa) que se acompañará al escrito de comunicación de cambio de cuenta bancaria. En la primera opción, la presentación de certificado bancario de titularidad no es necesario el acompañamiento de poderes de representación.

La certificación bancaria de titularidad o el documento de solicitud de cambio de cuenta, conjuntamente con los poderes si procede, será digitalizado e introducido en la aplicación SIP, informando el alta o cambio solicitado de cuenta bancaria en la pestaña 'Resol.', concretamente en los puntos “19. Resolución estimatoria, sin trámite de audiencia ante DGOSS”, “25. Resolución estimatoria tras trámite de audiencia ante DGOSS” y “28. Resolución estimatoria tras recurso de alzada”.

Debe evitarse asegurar a la empresa los pagos de incentivo en fechas determinadas a partir únicamente de previsiones. La Mutua no transferirá ningún incentivo a las empresas hasta que haya recibido la remesa correspondiente de Tesorería. En la pestaña 'Resol.' de SIP, puede consultarse la fecha en la que la DSH ha autorizado el abono de ese incentivo a través del campo: “Fecha autoriz. abono” para todas las resoluciones estimatorias. La gestión del pago es realizada por Dirección Administrativa.

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05.03.01. Tramitación abono incentivo

3.5. REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN

3.5.1. Aplicación SIP

3.5.1. Aplicación SIP

Los registros de la actividad realizada de acuerdo con el presente manual así como la digitalización de la documentación se llevará a cabo a través de la aplicación SIP de acuerdo con lo indicado en cada etapa del procedimiento.

$Mostrar detalles para 3.5.2. Uso de las carpetas en T:\Intercambio$ 3.5.2. Uso de las carpetas en T:\Intercambio

$Ocultar detalles para 3.5.2. Uso de las carpetas en T:\Intercambio$ 3.5.2. Uso de las carpetas en T:\Intercambio

La DSH dispondrá en las carpetas de T:\Intercambio los escritos de notificación, archivos Excel de control y seguimiento, y toda aquella información que considere necesaria, informando de ello convenientemente en cada momento, de acuerdo con lo indicado en el procedimiento.

3.5.3. Archivos en las delegaciones y en la DSH

3.5.3.1. Archivo de la delegación

3.5.3.1. Archivo de la delegación

Se archivará en la delegación la totalidad de documentación original presentada por la empresa que forma parte de la solicitud del incentivo, así como la totalidad de comunicados de notificación con la empresa y comprobantes de entrega de acuerdo con lo indicado en el método operativo. La documentación de cada ejercicio se organizará en carpetillas que contendrán toda la documentación relativa a una solicitud, ordenando las carpetillas por la referencia de la aplicación SIP (la cual se hará constar en la portada de la carpetilla).

De acuerdo con lo indicado en los apartados 3.1.1, 3.1.2.2., 3.1.2.3, 3.1.3, 3.2.2.2, 3.2.3.2, 3.2.4.2, 3.2.6, 3.2.7 y 3.3, la documentación original de las solicitudes de incentivo se archivará en carpetilla, una por cada solicitud, indicando la referencia de la solicitud proporcionada por la aplicación SIP (que en sus primeras posiciones contiene el NIF). Para cada ejercicio los expedientes se ordenarán por su referencia en archivadores de uso exclusivo a las necesidades de control documental propias de este Manual. La digitalización de documentos no sustituye la necesidad de archivar los originales en soporte papel en la delegación.

Las solicitudes se archivarán en la delegación de la Mutua donde se han presentado.

Se indica en la siguiente tabla la documentación que puede originar la gestión del sistema de incentivos y que conviene tener adecuadamente archivada en la delegación:

Tipo	Registro	Apartado
Original	Formulario de solicitud cumplimentado, con sello de Mutua y fecha	3.1.1.
Copia	Poderes de representación de la empresa o nombramientos en boletines oficiales	3.1.1.
Copia	DNI/NIE/Pasaporte	3.1.1.
Copia	Documentación acreditativa de las inversiones declaradas en formulario de solicitud	3.1.1.
Copia	Documentación que debe remitirse a la delegación donde está archivado el expediente con los documentos originales	3.1.1.
Copia	Escrito de requerimiento para subsanación de defectos firmado	3.1.2.2
Original	Comprobante de entrega de escrito de requerimiento para subsanación de defectos	3.1.2.2
Original	Alegaciones presentadas por la empresa, con sello de Mutua y fecha	3.1.2.3
Copia	Escrito de notificación del Informe propuesta no vinculante firmado	3.1.3.
Copia	Escrito de notificación de resolución DGOSS firmado remitido a la empresa	3.2.2.2/3.2.3.2/3.2.4.2
Original	Comprobante de entrega de escrito de notificación de resolución DGOSS	3.2.2.2/3.2.3.2/3.2.4.2
Original	Alegaciones presentadas por la empresa, con sello de Mutua y fecha	3.2.6.
Copia	Escrito de notificación de resolución DGOSS tras trámite de audiencia firmado remitido a la empresa	3.2.7.
Original	Comprobante de entrega de escrito de notificación de resolución DGOSS tras trámite de audiencia	3.2.7.
Original	Recurso de alzada presentado, con sello de Mutua	3.3.
Original	Informe justificativo de recurso de alzada enviado acompañado, en su caso, de certificación relativa a las inversiones	3.3
Original	Solicitud de cambio de cuenta bancaria para abono de incentivo o certificación bancaria de titularidad	3.4.
Copia	Poderes de representación de la empresa para modificación de cuenta bancaria (si el representante es distinto al de la solicitud), o certificación bancaria de titularidad	3.4

La totalidad de documentación y registros serán conservados como mínimo 5 años.

3.5.3.2. Archivo de la DSH

3.5.3.2. Archivo de la DSH

La DSH archivará y conservará como mínimo durante 5 años la documentación relativa a los comunicados con la DGOSS, en particular los siguientes:

Tipo	Registro	Apartado
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes de no concurrencia de requisitos	3.2.1.
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes resueltas estimatoriamente sin trámite de audiencia	3.2.1.
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes resueltas desestimatoriamente tras desistir la empresa ante requerimiento de la mutua	3.2.1.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes de no concurrencia de requisitos	3.2.1.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes resueltas estimatoriamente sin trámite de audiencia	3.2.1.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes resueltas desestimatoriamente tras desistir ante requerimiento de la mutua	3.2.1.
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes resueltas desestimatoriamente tras trámite de audiencia.	3.2.7.
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes resueltas estimatoriamente tras trámite de audiencia	3.2.7.
Copia	Oficio DGOSS comunicando remisión vía IFIWEB solicitudes resueltas desestimatoriamente tras desistir la empresa ante comunicación de no concurrencia de requisitos DGOSS.	3.2.7.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes resueltas desestimatoriamente tras trámite de audiencia	3.2.7.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes resueltas estimatoriamente tras trámite de audiencia	3.2.7.
Original	Archivo xml vía IFIWEB DGOSS con relación de solicitudes resueltas desestimatoriamente tras desistir la empresa ante comunicación de no concurrencia de requisitos DGOSS	3.2.7.
Original	Archivo xml vía IFi WEB Asepeyo comunicando la relación de solicitudes con informe propuesta no vinculante previo trámite de audiencia	3.1.3.
Original	Archivo xml vía IFIWEB Asepeyo con relación de solicitudes desistidas tras requerimiento de la mutua	3.1.3.
Original	Certificación Asepeyo con la relación de solicitudes desistidas tras requerimiento de la mutua	3.1.3.
Original	Archivo xml vía IFi WEB Asepeyo comunicando la relación de solicitudes con informe propuesta no vinculante tras trámite de audiencia	3.2.4.2
Original	Certificación Asepeyo con la relación de solicitudes desistidas tras comunicación de no concurrencia de requisitos DGOSS	3.2.4.2
Original	Oficio DGOSS solicitando copia del expediente e informe justificativo a la Mutua para la resolución de recurso de alzada	3.3.
Copia	Oficio Asepeyo remitiendo copia expediente e informe justificativo de Mutua para la resolución de recurso de alzada	3.3.
Copia	Oficio DGOSS remitiendo resolución de recurso de alzada	3.3

Anexos

Anexo A: Diagrama Aplicación RD 404/2010

Anexo B: Diagrama Notificaciones sistema incentivos

Anexo C: Diagrama de proceso

Anexo C: Diagrama de proceso

En el Mapa de procesos de la Mutua está disponible el diagrama general del proceso, pudiendo accederse al mismo a través del siguiente enlace:

GAP 05 Sistema de incentivos para la prevención

Evarist LLenas Torrent
Director de Prevención


Título:		Fecha entrada en vigor:
Tipo:		Fecha publicación:
Dirección:		Fecha actualización:
Área:		Fecha revisión:
Nivel de lectura:	Todos los usuarios + ZACL_Proyecto-INSTMAN
Referencia:	GAP 05