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Circular nº C-046/12.5
Título:
Fecha entrada en vigor:
Tipo:
Fecha publicación:
Dirección:
Fecha actualización:
Área:
Fecha caducidad:
Nivel de lectura:
Todos los usuarios + Otros_Lectores
El correo electrónico es una herramienta de comunicación básica en nuestro trabajo diario. La firma a pie de correo facilita los datos de contacto del usuario, ofrece un toque profesional y es una oportunidad para comunicar los valores de nuestra marca.
Las posibilidades de crear y personalizar la firma del correo electrónico con nuestras plataformas, Lotus Notes y Gmail, son muy amplias (insertar imágenes, cambiar tipografías y colores, etc). Dada la diversidad de formatos que se puede producir, en su momento se establecieron los criterios de formato, que se actualizan con la presente circular. Estas directrices, corporativas y de obligado cumplimiento, nos sirven para mantener una imagen homogénea y coherente de la Mutua.
Distribución de la firma
La firma electrónica se colocará en la parte inferior izquierda del mensaje. Estará compuesta de un
máximo de 6 líneas de texto
, en las que aparecerán los datos de contacto del usuario:
El
nombre y los apellidos
se colocarán en negrita, en la primera línea del párrafo firmante. Bajo el nombre, se colocará el
nombre del departamento
al que pertenece el usuario, en formato básico (sin mayúsculas, ni abreviaciones o cursiva), así como el de la Mutua. En el caso de tener un cargo de responsabilidad, se incorporará el cargo en lugar del departamento.
La tercera línea contendrá la
dirección del centro de trabajo
del usuario (calle y número, código postal y ciudad), siempre que sea posible. Bajo la ubicación, detallaremos
los teléfonos contacto
, al menos el fijo y, si se considera, también el móvil. El formato para los números de teléfono debe ser sin espacios. Ello nos permitirá, en un futuro, transformarlo en hipervínculo para marcar directamente clicando sobre el número de teléfono.
Finalmente, se destacará nuestra
sala virtual personal
, si contamos con una, y se quiere indicar, y si disponemos de
redes sociales
, se podrá incorporar la cuenta profesional de
LinkedIn
, indicando la url del usuario.
La incorporación del correo electrónico personal en la firma no se considera necesaria, ya que va implícito en el propio correo electrónico.
Tipografía y color de texto
●
Correo Lotus Notes
Para todos los datos que figuran en la firma del usuario, se utilizará la tipografía
Arial
, con
tamaño 9
, sin ningún tipo de estilo (cursiva, colores, tamaño diferente…).
●
Correo Gmail
Utilizaremos la tipografía
Sans Serif, tamaño "normal"
. No deberá utilizarse
ningún estilo de fuente con atributos
, como el color o la cursiva, simplemente deberá dejarse “sin formato”.
Respecto al
color
, siempre utilizaremos el
negro
, el que gestiona el sistema automáticamente, y como tamaño de letra, se utilizará el
normal
, para facilitar la lectura.
Fotografía del usuario
La funcionalidad de Gmail permite la incorporación de una imagen del usuario. Simplemente seleccionaremos nuestra inicial de usuario, junto al logotipo, en el menú derecho del correo
>
Gestionar tu cuenta Google
> Información personal
.
También puedes acceder desde
Ajustes
> Mi imagen >
Crear
>
añadimos la imagen
> Guardar cambios
.
Al tratarse de un correo profesional, recomendamos la utilización de fotografías tipo carnet, con un fondo claro.
No están permitidas fotografías abstractas que no identifiquen a la persona
.
Inserción del logotipo de Asepeyo
No deberán incluirse logotipos de Asepeyo
en la firma de los correos electrónicos, dado que, para aquellos que son enviados al exterior,
el sistema incluye automáticamente el logotipo corporativo,
junto con la recomendación ambiental y la información referente al Reglamento General de Protección de Datos.
La imagen que aparece actualmente al pie de cada mensaje es la siguiente:
Estamos trabajando en su modernización, incluyendo los iconos de redes sociales, con acceso directo a las cuentas corporativas. Se informará debidamente del cambio de imagen, en cuanto esté habilitada.
Fondo del mensaje
El fondo siempre será blanco
, para destacar la información. No se incluirán como fondo logotipos, degradados, ni fotografías que dificulten la lectura del texto.
Acceso a la configuración de la firma corporativa
●
Correo Gmail
En el menú superior, seleccionamos el apartado
Configuración >
Ver todos los ajustes> General >
Firma >Crear
>
introducimos el texto de la firma
> Guardar cambios
.
●
Correo Lotus Notes
En el menú superior, seleccionamos
Más >
Archivo
>
Preferencias > Correo > Firma
Incluimos automáticamente la firma al final de los mensajes de correo saliente
> Firma correspondiente
>
introducimos el texto de la firma.
Finalmente, como buena práctica en la confección de correos electrónicos, se recomienda no insertar la firma en los correos internos. Sí deberán firmarse siempre los correos electrónicos dirigidos al exterior.
Ejemplos de firma electrónica
●
Ejemplo de pertenencia a una dirección/departamento
María Fernández Gómez
Dirección Recursos Humanos Asepeyo
Vía Augusta, 136, 4ª planta - 08036 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
●
Ejemplo de pertenencia a un centro asistencial
María Fernández Gómez
Centro asistencial Asepeyo Barcelona-Caspe
Casp, 76 - 08010 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
●
Ejemplo de director/a funcional
María Fernández Gómez
Directora de Recursos Humanos Asepeyo
Vía Augusta, 18, 36, 4ª planta - 08036 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://asepeyomeeting.webex.com/meet/mariafernandez
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
●
Ejemplo de director/a de área funcional
María Fernández Gómez
Directora de Área de Proyectos TIC Asepeyo
Vía Augusta, 18, 36, 4ª planta - 08036 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://asepeyomeeting.webex.com/meet/mariafernandez
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
●
Ejemplo de director/a de centro asistencial
María Fernández Gómez
Directora centro asistencial Asepeyo Barcelona-Caspe
Casp, 76 - 08010 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://asepeyomeeting.webex.com/meet/mariafernandez
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
●
Ejemplo de director/a de área de la Organización Territorial
María Fernández Gómez
Directora de Área Barcelona Asepeyo
Casp, 76 - 08010 Barcelona
Tel. 932800500 - 600500800
https://asepeyomeeting.webex.com/meet/mariafernandez
https://es.linkedin.com/in/nombreLkdusuario
El contenido de esta circular se incorporará en la próxima actualización del Manual de Identidad de Marca Corporativa (M-266).
Antonia Molina Salvador
Directora de Relaciones Externas
Social media
Documentos relacionados
No esta relacionado con otros documentos
Referenciado en:
Clasificación (Metadatos)
ACREDITACIONES
Histórico de versiones
Fecha
Versión
Descripción
Autor
02/03/2012
0
Primera versión de la Circular
DIRECCION MS A7_Director
03/12/2012
1
Renovación por fecha de caducidad.
DIRECCION MS A7_Director
25/03/2014
2
Se modifica el pie de firma para incluir el logo.
DIRECCION MS A7_Director
08/01/2015
3
Renovación por fecha de caducidad.
DIRECCION MS A7_Director
10/02/2015
4
Se incluye logo del centenario.
DIRECCION MS A7_Director
28/07/2020
5
Se actualiza el formato de la firma con los criterios a aplicar en Gmail. También se incluye la posibilidad de añadir la URL de Linkedin profesional y salas virtuales personales.
DIRECCION RELACIONES EXTERNAS_Director