Manual nº M-1373

1. OBJETO

Establecer los elementos constituyentes de la Campaña para la promoción del sistema de incentivos para la prevención Bonus, así como informar sobre las ayudas disponibles para su aplicación. El conjunto de actividades a realizar por la Mutua para la difusión y promoción del sistema de incentivos se realizará según lo establecido en el presente Manual, que incorpora una ficha de la Campaña sistema incentivos con un resumen de sus aspectos principales.

La difusión adecuada del sistema de incentivos, la prestación de asistencia y el asesoramiento a las empresas así como una buena tramitación de las solicitudes debe traducirse a la práctica en lograr que las empresas que cumplen con las condiciones exigidas en el R.D.231/2017 consigan beneficiarse de la correspondiente reducción de sus cotizaciones.

Para aclaraciones sobre el presente Manual puede contactarse con el Área de Planificación y Control de la Dirección de Prevención.

Tras la publicación del Real Decreto-ley 28/2018, de 28 de diciembre (Disposición adicional tercera) y el Real Decreto-ley 18/2019, de 27 de diciembre (Capítulo III artículo 7 disposición 8), el sistema de incentivos Bonus queda suspendido para las cotizaciones de los años 2019 y 2020, por lo que no habrá Campaña de presentación de solicitudes ni en 2020 ni en 2021. Sin embargo y durante dicho periodo, es necesario seguir tramitando las solicitudes entradas en Campañas anteriores, por lo que lo indicado en el punto 2.6 del presente Manual es plenamente vigente.

2. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA CAMPAÑA

2.1. Objetivo

2.1. Objetivo

Promocionar el sistema de incentivos para la prevención Bonus, a través de actividades de información, divulgación y asesoramiento a las empresas, con el fin de lograr que aquéllas que cumplen los requisitos puedan beneficiarse de la reducción de cotizaciones contemplada en el R.D.231/2017.

Este Manual traslada y profundiza los elementos principales que configuran el Plan de comunicación Bonus elaborado conjuntamente por la Dirección de Relaciones Externas y la Dirección de Prevención.

2.2. Destinatarios

2.2. Destinatarios

Empresas asociadas de cualquier tamaño que cumplan los requisitos exigidos para acceder al incentivo para la prevención, empresas que han obtenido el incentivo en ejercicios anteriores o empresas asociadas de cualquier tamaño que puedan cumplir en próximos ejercicios los requisitos exigidos para acceder al incentivo para la prevención.

2.3. Mensajes

a) Si la empresa cumple los requisitos tiene derecho a recuperar una parte de las cotizaciones por contingencias profesionales en forma de incentivo. Los requisitos se basan en obtener buenos resultados de siniestralidad consecuencia de un esfuerzo en prevención de riesgos laborales.

b) La Mutua ofrece a las empresas mutualistas información y asesoramiento para que puedan tomar la mejor decisión en relación con la presentación de la solicitud de incentivo, y asistencia para facilitar la tramitación de dicha solicitud.

c) Asepeyo ofrece a sus empresas la tramitación telemática de las solicitudes Bonus, con el ánimo de lograr la obtención del incentivo de forma ágil y sin necesidad de utilización de impresos en papel ni desplazamientos.

2.4. Actividades de información y sensibilización previstas

2.4.1. Emitida centralizadamente

2.4.1. Emitida centralizadamente

Se indica la información a proporcionar de forma centralizada y la secuencia de actuaciones previstas para cada ejercicio, con fechas y periodos de referencia. Los sucesivos ejercicios pueden incorporar variaciones, que serán comunicadas oportunamente.

2.4.1.1. Web de Asepeyo, Portal PRL y Listados de empresas que cumplen

2.4.1.1. Web de Asepeyo, Portal PRL y Listados de empresas que cumplen

La web corporativa de Asepeyo, a través de un espacio informativo específico accesible desde la Home, así como el Portal PRL, recoge información básica y avanzada sobre la normativa de aplicación, de los distintos requisitos cuantitativos y cualitativos y de los procedimientos y criterios que conforman el sistema, siendo actualizada con las últimas novedades. Se ha desarrollado también un apartado de Preguntas Más Frecuentes (FAQs) Bonus que está a disposición para consulta.

Se ofrece información general del sistema, disponible durante todo el año, que contempla las novedades del sistema, cuando se produzcan:

Modificaciones legislativas y su implicación en la gestión

Publicación de las normas de cotización a la Seguridad Social, que incluye la relación de CNAEs y sus valores límite vigentes a efectos Bonus
Actualización del calendario de jornadas y seminarios específicos para la divulgación del sistema de incentivos, allí donde se programen.

Información de la apertura del plazo de presentación de solicitudes

* Antes del 15 de abril:

* A partir del 15 de abril y hasta el 31 de mayo:

- Se activa el

Formulario de solicitud on line

- A mediados de abril se pone a disposición de la organización los datos Bonus de cotización y siniestralidad (datos definitivos) a través de los aplicativos internos SIP y ASID, además de permitir el acceso externo a dichos datos a través de AOV, mediante el documento

Información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D.231/2017. Informe resumen

, sin literal en cabecera (cuando los datos son ya definitivos se elimina el literal). ASID permite obtener los listados de las empresas que cumplen con los requisitos cuantitativos (cotización mínima e índices de siniestralidad por debajo valores límite) para modalidad general y pequeña empresa con distintos filtros de selección y a través de AOV un asesor laboral puede obtener el listado de sus empresas que cumplen requisitos cuantitativos.

Se adjunta ejemplo de informe:

Como complemento a la información de cuotas y siniestralidad aportada en el informe resumen mencionado, también se puede obtener la documentación

Información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D.231/2017. Informe detalle,

para profundizar en los casos concretos que intervienen en el cálculo de los índices.

Esta segunda versión de los informes se elabora con datos de cotización hasta diciembre con criterio de liquidación, y acostumbra a estar disponible a mediados de abril.

2.4.1.2. E-Mailing dirigido a empresas mutualistas

2.4.1.2. E-Mailing dirigido a empresas mutualistas

A partir del 28 de febrero: Envío de E-mailing centralizado a las empresas asociadas que disponen de correo electrónico informado en GIM (se excluyen trabajadores autónomos asociados sin trabajadores asalariados), dirigido a empresas ó asesores laborales con información general del sistema de incentivos Bonus que incluye enlace para ampliarla accediendo a la Web corporativa o Portal PRL.

A partir del 15 de abril: Envío de E-mailing centralizado a las empresas modalidad general que cumplen requisitos cuantitativos, en el que además de información general se incluyen enlaces a nuestra Web/Portal y a AOV, para poder acceder como usuario público o usuario registrado al formulario de solicitud. Este mailing centralizado se puede repetir a modo de recordatorio la primera semana de mayo.

2.4.1.3. Otros

2.4.1.3. Otros

Se ofrece formación Bonus a nivel interno, sobretodo cuando se hayan aprobado cambios legislativos o cuando se pongan en marcha nuevas herramientas de gestión del sistema de amplio alcance, dirigida a la organización preventiva de la Mutua, organización directiva del territorio así como administrativos territoriales implicados en la gestión del incentivo, por los diversos canales corporativos a disposición.

Se actualiza la Circular C-059/16 Sistema de incentivos Bonus. Presentación de solicitudes.

Se divulga la información relativa al incentivo, en cada ejercicio, por otros canales: folletos con contenidos actualizados, píldora Bonus Manual de Servicios, vídeos de difusión, módulos informativas multimedia en Web/Portal PRL, Blogs, Redes sociales, etc. Se adjuntan folletos a modo de ejemplo:

2.4.2. Emitida por la organización territorial

2.4.2. Emitida por la organización territorial

De forma complementaria a las actuaciones e información que se remite de forma centralizada indicada en el anterior apartado, durante los periodos de presentación de solicitudes la organización territorial podrá llevar a cabo iniciativas para reforzar las acciones informativas y de divulgación que se hayan efectuado centralizadamente, como por ejemplo mailings a agrupaciones de empresas determinadas, actividades de asesoramiento y asistencia técnica en este tema, aportación de informes de cotización y siniestralidad, etc.

No se pueden llevar a cabo visitas a empresas mutualistas para la gestión del incentivo Bonus. Se utilizarán las instalaciones y medios propios para efectuar las acciones de información y asesoramiento que se enumeran en este Manual.

Cuando se considere necesario se organizarán jornadas para empresas mutualistas orientadas a facilitar desde un punto de vista muy práctico información con el fin de ayudar a decidir si puede optarse al incentivo y cómo cursar la solicitud. Durante los meses de marzo, abril y mayo se publicitarán en la web corporativa de Asepeyo y se llevarán a cabo jornadas y acciones de sensibilización y difusión dirigidas a empresas mutualistas para informar de las novedades y pautas a seguir para la correcta presentación de las solicitudes. Tanto para la convocatoria de jornadas como para la planificación de reuniones se utilizará la información disponible relativa a las empresas asociadas candidatas al incentivo por volumen de cotización y/o cumplimiento de índices de siniestralidad.

2.5. Actividades de asistencia técnica y asesoramiento

2.5. Actividades de asistencia técnica y asesoramiento

Su finalidad es ayudar a la empresa en la preparación de la solicitud, así como en la superación de las sucesivas etapas en las que el trámite podría entrar si la solicitud no es resuelta estimatoriamente en primera instancia por la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social DGOSS (alegaciones en el trámite audiencia, recurso de alzada o posibles reintegros a instancias de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social ITSS).

Se realizarán actuaciones de asistencia técnica y asesoramiento para el cumplimiento de los requisitos preventivos y de siniestralidad exigidos por el sistema, básicamente de forma presencial en las delegaciones de Asepeyo, a través de contactos telefónicos o por vía telemática (Web y Portal PRL, AOV, correos electrónicos, etc.).

2.6. Certificados de obtención del incentivo para las empresas

2.6. Certificados de obtención del incentivo para las empresas

Se pone a disposición de la organización territorial el certificado ‘Incentivo a la prevención y reducción de la siniestralidad’, de obtención del incentivo Bonus a la prevención según el R.D.404/2010 y, a partir del ejercicio 2017, según el R.D.231/2017.

Su uso requiere el cumplimiento de las siguientes directrices:

2.6.1. Obtención del certificado en soporte impreso

2.6.1. Obtención del certificado en soporte impreso

El certificado de obtención del incentivo Bonus puede ser entregado a las empresas que hayan obtenido el incentivo.

Se utilizarán de forma descentralizada por parte del territorio los archivos .PDF editables que se adjuntan, teniendo en cuenta que los dos primeros corresponden a las solicitudes tramitadas según el R.D.404/2010 (hasta ejercicio 2016, año de presentación 2017) y los dos segundos corresponden a las solicitudes tramitadas según el R.D.231/2017 (hasta ejercicio 2017, año de presentación 2018):

Certificaciones de resoluciones estimatorias hasta ejercicio 2016, año presentación 2017 (R.D.404/2017)

Certificaciones de resoluciones estimatorias a partir ejercicio 2017, año presentación 2018 (R.D.231/2017)

Para la impresión se recomienda utilizar un papel de calidad superior al habitual, por ejemplo papel blanco de 160 g/m2.

2.6.2. Preparación y entrega de los certificados

2.6.2. Preparación y entrega de los certificados

El Coordinador territorial/autonómico de prevención se responsabilizará de asegurar que los certificados emitidos se ajustan a resoluciones estimatorias de la DGOSS y abonos de incentivo realizados por la Mutua. El aplicativo SIP facilita toda la información necesaria al efecto.

Además, coordinará las actuaciones al respecto que se lleven a cabo en el ámbito de su Comunidad Autónoma, dando las instrucciones oportunas al personal que intervenga. Para el caso de grupos de empresas, es importante la coordinación entre Comunidades Autónomas para evitar posibles duplicidades. Los Coordinadores territoriales/autonómicos PR llevarán un registro de todos los certificados entregados, que incluirá como mínimo los siguientes datos:

- Razón social (nombre de la empresa)

- NIF

- CNAE

- Nº de referencia de la DGOSS (que será a la vez la referencia que identifica al certificado)

- Ejercicio incentivo

Bonus

- Comunidad Autónoma

- Certificado (Si/No)

- Fecha de entrega a la empresa

Opcionalmente, también se indicará la persona de la empresa que ha recibido el certificado, así como su cargo.

Todos los certificados deben estar cumplimentados con la razón social de la empresa, el CNAE por el que se realizó la solicitud, el número de referencia suministrado por la DPV y que se corresponde con el expediente de la DGOSS (Atención: no es la referencia de la solicitud en el aplicativo SIP, es el número de expediente de la DGOSS), así como el ejercicio para el cual se ha concedido el incentivo Bonus, tal y como aparece en archivo .PDF editable mostrado en el apartado 2.6.1.

El certificado será firmado conjuntamente por el Coordinador territorial/autonómico PR y por el Director territorial/autonómico/área, asegurándose los firmantes que se han realizado los controles adecuados antes de su entrega. En casos especiales justificados, otros cargos directivos de la Mutua podrán sustituir a los firmantes indicados.

En relación con los actos de entrega de los mencionados certificados que se celebren en las distintas Comunidades Autónomas, es necesario registrar la siguiente información:

- Población

- Día

- Número de certificados entregados

- Número de asistentes al acto

- Responsable organización acto

Periódicamente, DPV solicitará a los Coordinadores territoriales/autonómicos PR información relativa a los actos realizados y los certificados entregados. Para ello se puede utilizar el siguiente archivo Excel:

2.7. Procedimientos relacionados

2.7. Procedimientos relacionados

Además de los Manuales específicos del sistema de incentivos Bonus así como las Circulares internas que se detallan en el apartado 3.1, los siguientes procedimientos están relacionados con la presente Campaña:

Asesoramiento y asistencia técnica en Prevención (GAP 01)
Información y sensibilización en Prevención (GAP 02)
Difusión en prevención (GAP 03)

El Plan de actividades preventivas establece el sistema de registro de algunas de las actividades indicadas en este Manual como son los asesoramientos, la entrega de los informes de cotización y siniestralidad o las acciones informativas y de sensibilización. Asimismo, se anotarán en PFAC las jornadas planificadas o actos de difusión, así como su ejecución.

2.8. Sistema de evaluación

2.8. Sistema de evaluación

La evaluación de la campaña a nivel territorial se realizará a partir del cumplimiento de lo establecido en la planificación.

Se establece el indicador “Número de solicitudes no desfavorables en informe propuesta” a efectos de evaluación, para el cual se fijarán objetivos anuales en la planificación. Dicho indicador se controlará a través de lo informado en el aplicativo SIP por parte de la organización territorial.

2.9. Instrucciones para la aplicación de la Campaña

2.9. Instrucciones para la aplicación de la Campaña

A nivel territorial los Coordinadores territoriales/autonómicos PR tendrán en cuenta los siguientes aspectos en la aplicación de la campaña, en sus ámbitos de competencia:

a) Planificación:

- Selección de destinatarios (empresas que cumplan los requisitos cuantitativos, así como asesores laborales, a partir de los listados facilitados) ordenando por prioridades, por ejemplo tamaño empresa

- Selección del mensaje de difusión y fechas a utilizar así como los medios de comunicación más adecuados para llegar al destinatario (correo electrónico, teléfono, otros)

- Principales acciones a realizar para conseguir el objetivo de un número determinado de solicitudes no desfavorables en informe propuesta por Consultor PR o indicador equivalente, coordinadamente con la organización territorial implicada en la gestión del Bonus

- Planificación de las jornadas/talleres de difusión

- Planificación de actos de entrega de certificados de obtención del incentivo

b) Desarrollo:

- Realización de tareas planificadas para la Campaña, coordinadamente con los agentes implicados durante la campaña

- Ajuste de posibles desviaciones

c) Evaluación

- Comparación de los resultados con el objetivo previsto, a partir del indicador Número de solicitudes no desfavorables en informe propuesta

- Evaluación del cumplimento de la planificación

d) Información a DPV

La organización territorial PR informará en el sistema de registro y remitirá información a DPV de forma periódica, incluyendo propuestas de mejoras (si las hay):

- Planificación y ejecución de acciones informativas y divulgativas --> a finales de año las Comunidades Autónomas facilitarán a DPV su previsión de jornadas de difusión del incentivo Bonus para disponer de un calendario de jornadas general.

- Recepción y tramitación de solicitudes de incentivo hasta remisión de informe propuesta a DGOSS --> durante el periodo de presentación de solicitudes hasta la remisión del informe propuesta, entre el 15 de abril hasta el 15 de julio.

- Información de los certificados de obtención del incentivo Bonus entregados y de los actos realizados --> Periódicamente y tras petición concreta se remitirá a DPV esta información por parte de los Coordinadores territoriales/autonómicos de PR.

3. RECURSOS DISPONIBLES

3. RECURSOS DISPONIBLES
Para la aplicación de lo indicado en el apartado anterior, la organización territorial dispone de los siguientes recursos, a nivel interno.

3.1. Información sobre el Sistema de Incentivos para la Prevención

3.1. Información sobre el Sistema de Incentivos para la Prevención

En función de las necesidades, DPV junto a otras direcciones funcionales implicadas ofrece a la organización responsable de la gestión territorial del Bonus cursos o jornadas de formación internos, tanto a nivel presencial como on-line, con contenidos actualizados.

Se actualiza la información y últimas novedades Bonus a través de la Web corporativa y el Portal PRL, consultando los propios contenidos del apartado Bonus, los folletos y videos divulgativos o las píldoras de difusión multimedia.

En la Comunidad Virtual “13ISHM002-Sistema de incentivos para la prevención (Bonus)”, así como en el Portal PRL, se encuentra disponible presentaciones y material de apoyo para facilitar el asesoramiento y el desarrollo de las acciones divulgativas por parte de los Consultores PR. Dicha Comunidad posibilita el intercambio de experiencias, problemáticas y aportaciones entre todos los Coordinadores territoriales/autonómicos PR, Consultores PR y DPV, sirviendo asimismo para que DPV pueda dar directrices que llegan en forma de correos electrónicos a dicho personal.

Están publicados tres Manuales del sistema de incentivos para la prevención relacionados con el presente, además de numerosas Circulares con directrices para las distintas fases del trámite de las solicitudes de incentivo:

- Manual M-1297 Sistema de incentivos para la prevención. Tramitación de solicitudes y resoluciones (en proceso de actualización)
- Manual C-138/11 Sistema de incentivos para la prevención Bonus. Resultados e Indicadores
- Manual M-1335 Datos de cotización y siniestralidad para la tramitación del incentivo para la prevención

3.2. Relación de empresas que cumplen los requisitos cuantitativos

3.2. Relación de empresas que cumplen los requisitos cuantitativos

Durante el periodo de presentación de solicitudes de incentivo, las direcciones funcionales implicadas ponen a disposición de la organización territorial sendos listados, para la modalidad general y para pequeña empresa, donde se relacionan las empresas que, según datos de la Mutua, cumplen los requisitos cuantitativos y serán destinatarias principales de las acciones de difusión y asesoramiento que se lleven a cabo, según lo indicado en el apartado 2.4. 'Actividades de información y sensibilización previstas'. Los listados se pueden obtener a través del aplicativo corporativo ASID.

Dicha relación de empresas incluye los datos de contacto de las empresas que se mencionan, para facilitar el acceso a ellas. Los listados pueden ser con datos provisionales o definitivos.

3.3. Legislación

3.3. Legislación

Las diferentes ayudas y documentos puestos a disposición contienen información sobre la normativa de aplicación para la gestión de los incentivos para la prevención, que es el R.D.231/2017,de 10 de marzo, su Orden de desarrollo ESS/256/2018, de 12 de marzo, y las sucesivas Ordenes ministeriales que aprueban las normas legales de cotización a la Seguridad Social, con los límites de siniestralidad y mínimos de cotización a aplicar.

3.4. Tramitación telemática de las solicitudes de incentivo

3.4. Tramitación telemática de las solicitudes de incentivo

A partir de la campaña del incentivo Bonus 2018 y sucesivas Asepeyo pone a disposición de las empresas mutualistas la posibilidad de presentar telemáticamente las solicitudes de incentivo, así como recibir las notificaciones de resoluciones y no concurrencia de requisitos, según sea el caso, también de forma telemática, si se ha indicado previamente en el formulario de solicitud (notificaciones por medios electrónicos según el artículo 41.3 de la Ley 39/2015).

Para ello, la solicitud de incentivo debe presentarse a través de Asepeyo Oficina Virtual AOV, canal que también permitirá a la empresa obtener los informes relativos al cumplimiento del volumen de cotización y los índices de siniestralidad que apliquen. Para presentar la solicitud a través de AOV se utilizará la firma electrónica del representante legal de la empresa, reconocida por alguna de las autoridades de certificación habituales.

Para facilitar la tramitación de la solicitud, la Mutua pone a disposición de las empresas asociadas el Formulario on line para una adecuada cumplimentación de la solicitud de incentivo. La herramienta, accesible a través de AOV y también del espacio público de la web corporativa de Asepeyo, incorpora los siguientes servicios (algunos son exclusivos de AOV):

Descarga datos de identificación de la empresa a efectos de la solicitud.
Incorpora ayudas sobre cómo informar determinados campos.
Enlaza con el documento Información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D.404/2010
Avisa en caso de detectar posibles errores, a partir de comprobaciones internas de coherencia de los datos informados por el usuario.
Finaliza con la presentación telemática de la solicitud, tras firma electrónica (AOV) ó la impresión por duplicado (copia para la empresa y copia para la mutua) de dos documentos: Solicitud y Declaración responsable del representante legal de la empresa, desde el espacio público de la Web corporativa.

Las opciones de descarga de datos de identificación de la empresa y obtención de la Información de cotización y siniestralidad para la solicitud del incentivo previsto en el R.D.404/2010 son exclusivas del acceso AOV.

La gestión telemática de solicitudes y notificaciones permite pedir el incentivo de forma ágil y rápida, sin necesidad de tramitación en papel ni desplazamientos. En cualquier caso, aquellas empresas que no opten por la vía telemática podrán seguir tramitando su solicitud en soporte papel, accediendo al espacio público de la web, cumplimentando el formulario de solicitud e imprimiéndolo por duplicado, entregando presencialmente dicha solicitud en cualquier delegación de Asepeyo y recibiendo las notificaciones también de esta forma.

4. REGISTRO

4. REGISTRO

Se efectuarán los registros contemplados en el presente Manual:

- El indicador a evaluar “Número de solicitudes no desfavorables en informe propuesta” se obtendrá a través de SIP, a partir de las solicitudes de incentivo presentadas por las empresas e introducidas por parte de la organización territorial durante la campaña Bonus.

- El registro de las otras actividades (informes de cotización y siniestralidad entregados, acciones informativas y de sensibilización, acciones de asesoramiento) que se lleven a cabo de acuerdo con este Manual seguirán lo establecido en las Circulares de los Planes de actividad preventiva que desarrolle la Mutua en cada ejercicio. Al no poderse llevar a cabo visitas para la gestión del incentivo Bonus, lógicamente no hay tampoco posibilidad de registrar dicho supuesto.

- Registro de los certificados de obtención del incentivo, entregados a las empresas, así como actos de entrega de certificados, según se indica en el apartado 2.6. Certificados de obtención del incentivo para las empresas.

Anexo A. Ficha de campaña para la divulgación del sistema de incentivos Bonus

Evarist Llenas Torrent
Director de Prevención


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Nivel de lectura:	DF_Personal_DRE, DF_Personal_DPV, Equipo Directivo + Direcciones de Organización Funcional y Territorial, Personal OT Administración, Personal OT Prevención + PERE COLL CALDAS, JOSEP ILLA SARLAT, MARIA UCHER TENA, JORDI TIENDA GARVI + Otros_Lectores
Referencia:	GAP 05.03