Manual nº M-1147

Introducción
Las variaciones de entidades aseguradoras de las empresas, autónomos, etc., se regulan mediante el Reglamento de Colaboración de las Mutuas de A.T. y E.P. de la Seguridad Social (R.D. 1993/1995) y el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación (R.D. 84/1996).

La Circular de la Tesorería General de la Seguridad Social de fecha 3/2004 en consonancia con las funciones que tiene establecidas ese Organismo, dictó instrucciones sobre los aspectos formales del proceso administrativo para los cambios de Mutua de empresas y autónomos, así como para la opción o renuncia de las contingencias comunes, etc.

Adjuntamos una copia de la misma, con las partes más relevantes y que son vigentes subrayadas. Así como la circular 24/12 de AMAT que recoge directrices al respecto.

Incidencias en tramitación y anotación en el FGA

Incidencias en tramitación y anotación en el FGA

Se adjunta una Circular de AMAT, de enero 2014, que contiene un oficio de la TGSS, respecto a las principales incidencias que se producen en la tramitación y anotación en el Fichero General de Afiliación (FGA), de determinadas solicitudes de cambio de cobertura de riesgos y, en su caso, de actualización de datos.

Ante dichas incidencias, la TGSS da las siguientes instrucciones:

Los cambios de cobertura de contingencias deberán ser anotados en tiempo real o, en su caso, dentro de los diez primeros días del mes en que se inicie la vigencia de la nueva cobertura.
La prórroga de los vencimientos de los documentos de asociación mantiene cerrados los cambios entre mutuas, no así los cambios que se solicitan por las Empresas que están en el INSS y quieren pasar a una Mutua.
Criterios a la hora de cumplir con la normativa de unidad e integridad de aseguramiento.
Las comprobaciones a realizar cuando se asigne un CCC secundario o se reanude un CCC.

Por lo que respecta a Asepeyo, indicar que la mayoría de estas incidencias se han resuelto amistosamente entre Mutuas y en coordinación con la Tesorerías Provinciales. En caso de que existan discrepancias abiertas de difícil solución, rogamos nos informen.
La gran cantidad de altas de Empleados del Hogar, supuso que Tesorería no pudiera comprobar si ya existía previamente una Mutua con el mismo NIF. Ahora ya lo está revisando y corrigiendo de oficio.
El resto de incidencias, se iran detectando en el listado de sobrantes y abonos indebidos, para su correspondiente revisión y actualización.

Criterios fin de la moratoria

Adjuntamos los criterios consensuados entre la TGSS y las mutuas en relación a la aplicación práctica del artículo 72 y disposición transitoria 1ª de la Ley 35/2014 (conocida entre nosotros como la nueva Ley de mutuas).

El archivo consta de tres partes:

- resumen de AMAT de los principales criterios
- oficio de la TGSS de 26 de enero de 2015
- protocolo para el intercambio de ceses entre mutuas vía e-mail

A destacar el fin de la moratoria a partir de 1 de enero, la necesidad de que los nuevos ceses estén presentados y firmados con posterioridad a dicha fecha y que las empresas que cambien de mutua (no las del INSS) entre enero y marzo u opten o renuncien a la opción de IT, tendrán en el futuro como fecha de vencimiento 31 de marzo. Basta con el certificado de cese y la propuesta o documento de asociación con la otra mutua.

A pesar de que el oficio de la TGSS señala "Se establece un plazo de tres meses (hasta 31 de marzo de 2015) para solicitar el cambio de mutua de los trabajadores autónomos. Los efectos de este cambio serán de 01/01/2016", entendemos que esta plazo excepcional está dentro del plazo normal de realizar las anotaciones en la transacción ATK43 de TGSS hasta el 30 de septiembre. Por esta razón, son posibles los cambios en el primer trimestre o más adelante. En ambos casos tendrán efectos en enero de 2016.

Nueva Ley de Mutuas

Nueva Ley de Mutuas
Con la entrada en vigor de la nueva Ley de Mutuas, a partir del 1-1-2015, se reconoce de nuevo la libertad de elección de Mutua y la posibilidad de cambio en años posteriores.
Adjuntamos un resumen esquemático, con la interpretación de la vigencia de los documentos.

Procedimiento cambio mutua

Procedimiento cambio mutua

Enlace con Manual M-1351 "Procedimiento de cambio de Mutua"

Fecha Vencimiento

Fecha Vencimiento
Con motivo de la Circular de AMAT número 66/06 titulada "Aclaración de criterios sobre cambio de mutua contenidos en la circular 3-005 de la Tesorería General de la Seguridad Social", se añade el campo Fecha Vencimiento Asepeyo (sólo informar el mes) dentro de la pantalla de la "Consulta Mutualista" de Costaisa. Este dato será opcional, y se informará manualmente por la INMU.
No debe confundirse con el mes de vencimiento que proporciona la GISS en el FGA mensualmente. En la GIM, cuando se informe de forma manual, aparecerá una leyenda al pie de la ventana indicándolo.

Adjuntamos visualización del procedimiento:

Siempre y cuando quiera informarse/modificarse este dato, debe comunicarse mediante correo electrónico a uno de los usuarios maestros de Afiliación, quienes tras realizar las comprobaciones oportunas, informarán/modificarán el campo si es necesario.

Aplicación Cese empresas

Aplicación Cese empresas

Enlace con Manual Aplicación Cese Empresas (M-1125.0)

Características especiales del Régimen de Autónomos

Características especiales del Régimen de Autónomos
La redacción del RD 1382/2008 de 1 de agosto desarrolla la Ley 18/2007 que integra a los trabajadores del REA en el RETA, así como la Ley 20/2007 de 11 de julio del Estatuto del Trabajador Autónomo.
Este Real Decreto ha modificado sustancialmente entre otras cosas los artículos 74 a 79 del Reglamento sobre Colaboración de las Mutuas (R.D. 1993/1995), sobre los trámites de formalización y duración de la adhesión a una mutua.

Para solicitar el cambio de Mutua el interesado deberá notificarlo a la otra entidad antes del 1 de octubre del ejercicio al que haya de surtir efecto el cambio. La duración es de un año natural, prorrogándose tácitamente, salvo denuncia en contrario. Adjuntamos modelo de solicitud de cese para autónomos:

La adhesión de un trabajador autónomo a una Mutua mediante la firma del oportuno documento será a los efectos de obtener la prestación económica por incapacidad temporal.
El autónomo no adquiere la condición de asociado o mutualista.

Los trabajadores del RETA, tienen la obligatoriedad de acogerse a la cobertura por la Seguridad Social de la protección del subsidio por incapacidad temporal con una Mutua de Accidentes de Trabajo. La cobertura de AT y CATA son opcionales y las solicita el autónomo directamente en TGSS mediante la solicitud TA.0521/1.

La nueva Ley de Mutuas, regula la voluntariedad de la cobertura del CATA (hasta ahora ligado a la opción de AT). De este modo, existen las siguientes combinaciones posibles:

- CC

- CC+AT

- CC+CATA

- CC+AT+CATA

Adjuntamos el Boletín Oficial del estado de 19 de septiembre de 2015 publica la Resolución de 15 de septiembre de 2015, de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, por la que se establece un plazo de opción por la cobertura de la protección por cese de actividad, para los trabajadores por cuenta propia o autónomos, durante el año 2015.

Si la póliza es nueva y se da de alta con la opción CATA, mientras no se regule reglamentariamente el contenido del nuevo documento de Adhesión, añadiremos un nuevo campo en la póliza, para recoger esta cobertura (a semejanza de la opción AT).
Si el alta o la renuncia de la cobertura es a posteriori de la fecha de creación de la póliza, se deberá actualizar el nuevo campo de afiliación con la fecha indicada por TGSS, una vez se haya detectado a través de cotización (sobrantes o morosidad). La opción ideal sería que esta información se actualizara automáticamente con los datos de la cinta de TGSS, pero otros temas que se están desarrollando actualmente (CRETA, prioridades infórmaticas, etc.), hacen que este proyecto se realice más adelante, cuando tengamos disponibilidad de recursos nuevamente.
Indicar que, en estos casos, no será necesario crear una nueva póliza actualizando la cobertura.
Para poder recoger estas nuevas posibilidades, se han creado en afiliación (INMU y GIM) dos nuevos campos: Fecha alta CATA y Fecha baja CATA.

No es obligatorio para aquellos trabajadores en situación de pluriactividad si tienen cubierta tal contingencia en otro régimen de la SS. Para los RETA económicamente dependientes o que desempeñen actividades con mayor riesgo de siniestralidad, resulta obligatoria la cobertura de las contingencias comunes y profesionales.

Desde el año 2008 se ha habilitado una transacción (ATK43) por parte de TGSS que permite a las Mutuas mecanizar directamente en el Fichero General de Afiliación, las solicitudes recibidas de los Trabajadores Autónomos (procedentes del INSS o cambio mutua). Se trata pues de un nuevo proceso para dar de alta a los trabajadores del RETA y que debemos completar, como cada año, antes del 30 de septiembre.

Transacción ATK43

Sobre las funcionalidades de esta nueva transacción, cabe señalar que

1. Sustituye la carga masiva anual de autónomos procedentes del INSS. El nuevo proceso opera tanto para todos los regímenes especiales con independencia de su procedencia.

2. No se puede utilizar para anotar las opciones o renuncias a la prestación.

3. La entidad que debe anotar los cambios es la Mutua con la que el autónomo tendrá, a partir del 1 de enero del año siguiente, las coberturas.

4. Es necesario anotar la fecha de presentación de la solicitud de cese en la Mutua anterior, que en el caso de los autónomos procedentes del INSS coincidirá con la fecha de solicitud de adhesión con la nueva Mutua, siendo este un campo de cumplimentación obligatoria, por lo que no se podrá anotar ninguna solicitud a la que, previamente, no se haya presentado la solicitud de cese en la otra Mutua.

5. La anotación se podrá realizar desde el 1 enero hasta el de 10 octubre de cada año.

6. Las anotaciones se podrán eliminar en un plazo de 10 días desde mecanización inicial por usuarios de la misma Mutua que las realizó. Cualquier anotación posterior deberá ser realizada por las Administraciones de la Seguridad Social.

7. Las Mutuas podrán visualizar la información que, en cada momento, esté introducida en el F.G.A. No obstante, la TGSS facilitará a cada Mutua, entre los días 10 y 15 de octubre, un fichero que contendrá los adheridos que han solicitado el cambio de entidad, para que se verifique que ha recibido la solicitud de cese oportuna. Es importante tener informado en la INMU los motivos de baja para poder actuar rápidamente cuando nos llegue esta información.
Los autónomos que no pidieron la baja o que la pidieron fuera de plazo, se devolverán a TGSS antes del día 30 de octubre, para que los elimine, por improcedentes, del fichero de cambios a efectuar con efectos del 1º de enero siguiente.

8. En base a la anotaciones realizadas, con periodicidad anual se realizarán los cambios de Mutua procedentes, teniendo en cuenta las situaciones de estar al corriente de pago y no estar en situación de baja médica, en base a la información que las Mutuas facilitan semanalmente a TGSS a través del sistema IFI WEB (situaciones pago directo que transmitimos automáticamente sin la intervención de los centros).

9. Cada mutua podrá consultar los RETA (uno a uno) que optan por otra mutua o bien han solicitado el cambio a Asepeyo.

10. Cada mutua podrá consultar los RETA que no pueden realizar el cambio por no cumplir las condiciones exigidas, y el motivo de la no realización.

Naturalmente se debe seguir introduciendo toda la información en las bases de datos corporativas de Asepeyo (transacción INMU) pues la transacción ATK43 es de Tesorería.

Los controles que desde Dirección de Control de Gestión realizamos cada año a lo largo del mes de septiembre seguirán existiendo a través de INFO' s por sector de nuestra base de datos de Mutualistas.
Deben ir controlando (especialmente cuando se aproxime el mes de septiembre) que las nuevas altas provenientes de otras mutuas o del INSS se van introduciendo en la transacción ATK43.

A continuación adjuntamos la explicación del funcionamiento de esta nueva transacción con ejemplos reales de alta, cambio a Asepeyo y cambio a otra Mutua:

Aclaración: a nivel de TGSS el RETA tiene la codificación 0521.

Comentar que esta transacción tan sólo sustituye la carga masiva de autónomos que se realizaba hasta el momento, por lo que el procedimiento administrativo habitual (presentación carta de cese...) no varia.

Opción IT CC

Opción IT CC
Una empresa en el acto inicial de alta en la Seguridad Social, salvo en algunas excepciones, deberá optar por una Mutua AT/EP o Entidad Gestora (INSS) para la protección de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

En cuanto a la cobertura de la prestación de incapacidad temporal por contingencias comunes, puede optar inicialmente por la Mutua o Entidad Gestora-INSS y a un próximo vencimiento anual realizar un cambio entre ambas.

Las entidades que pueden colaborar en la gestión de la Seguridad Social, y concretamente, en el caso de las contingencias comunes, son:

- Mutuas de accidentes de trabajo y SS

Cobertura de la prestación económica por IT de contingencias comunes, de los trabajadores de las empresas asociadas.

- Empresas (Autoaseguradoras)

Colaboración en la gestión de la asistencia sanitaria y de la I.T. de enfermedad común y accidente no laboral.

Pago, a su cargo, de prestaciones económicas por I.T. derivada de enfermedad común o accidente no laboral.

Para que la empresa pueda concertar la cobertura de la prestación económica de la I.T. por contingencias comunes con la Mutua, previamente debe renunciar, en los plazos establecidos, a ser autoaseguradora de cualquiera de las dos modalidades indicadas.
En caso de seguir siendo autoaseguradora de ITcc, no podría la Mutua asumir esa cobertura. Lo más habitual es que la empresa no sea autoaseguradora de la prestación de la ITcc.

Acto inicial del alta de una empresa. Opciones básicas

Voluntariamente la empresa puede optar para que sea la Mutua o la Entidad Gestora (INSS) la que asuma la cobertura de la I.T. contingencias comunes. Esta elección debe indicarse en el Modelo TA-6.

En cualquier caso, las empresas pueden cambiar la cobertura de una Mutua de AT/EP de la Seguridad Social a una Entidad Gestora de la Seguridad Social (y viceversa) siguiendo un determinado proceso:

Empresa que tiene cubiertas con entidad gestora (INSS) las contingencias comunes y desea cambiar a una Mutua de AT/EP:

El ejercicio de la opción de la cobertura de prestación económica de I.T. derivada de contingencias comunes con una Mutua debe afectar a todos los trabajadores de la empresa en dicha Mutua.
Una vez realizada esta opción de I.T. referida, dicha opción deberá coincidir necesariamente con la misma Mutua con la que se formalizó la protección de riesgos profesionales (AT/EP).

El documento de asociación (AT/EP) y en su caso el anexo para la cobertura de la prestación económica por I.T. de contingencias comunes, realizadas con la Mutua, mantendrán la vigencia por el período de un año, prorrogándose automáticamente, salvo denuncia en contrario.
La baja de una empresa en una Mutua para la cobertura de AT/EP (por cambio de mutua, cese, absorción, etc.) supone automáticamente el cese de la cobertura de las contingencias comunes con la misma.
Sin embargo, una empresa a su vencimiento anual, puede solicitar la renuncia de la cobertura de las contingencias comunes con la Mutua (por pasar a INSS o convertirse en autoaseguradora) sin que ello implique la baja de la cobertura de AT/EP con la Mutua.

Proceso de cambio:

-Suscribir anexo a la Proposición o al documento de asociación "contingencia económica incapacidad temporal por contingencias comunes" con efectos al día siguiente del vencimiento anual del documento de asociación por AT/EP, incluyendo todos los CCC de la empresa y acreditando bien la firma de la empresa (Nombre, DNI y Cargos).

- Debe aportarse a Tesorería el informe no vinculante del comité de empresa o del delegado del personal, salvo que no existan dichos órganos de representación.

- Firma por parte de la Mutua del citado anexo.

- La Mutua remitirá escrito a la Dirección Provincial de Tesorería de la Seguridad Social o Administración correspondiente, adjuntando el anexo de la cobertura de ITcc. Debe comunicarse con 10 días de antelación a la fecha que surta efecto el referido anexo.

Empresa que tiene cubiertas con una Mutua de AT/EP las contingencias comunes y quiere pasarlas a entidad gestora (INSS):

Proceso de cambio:
La empresa remitirá un escrito a la Mutua y la Dirección Provincial o Administración de Tesorería, comunicando que de acuerdo con el Art. 69.2 del R.D. 1993/1995 renuncia a la cobertura de las contingencias comunes con la Mutua (con un solo escrito es suficiente ya que la Mutua hace los trámites por cuenta de la empresa).

“La empresa podrá renunciar a esta cobertura por la Mutua sin que ello implique alterar sus restantes derechos y obligaciones como asociado a la entidad, a cuyo efecto cursará a la Mutua notificación, que deberá realizarse debidamente y con una antelación mínima de un mes a la fecha de vencimiento del documento de asociación.”

“Realizada esta renuncia, el empresario no podrá acogerse nuevamente a la cobertura por la Mutua de la prestación económica por incapacidad temporal por contingencias comunes de su personal, hasta el próximo vencimiento de su documento de asociación.”

Presentación Poderes

Presentación Poderes
Cuando las Mutuas, por delegación de las empresas, presentan la solicitud de anotación de nueva entidad en el Fichero General de Afiliación, es necesario que adjunten la presentación de poderes de las empresas al respecto.

La TGSS, sobre la base del artículo 17.1 del Reglamento General sobre Inscripción de Empresas y Afiliación, Altas, Bajas y Variaciones de datos de los trabajadores en la Seguridad Social, que determina la obligatoriedad de los empresarios a comunicar los datos referentes al cambio de la entidad que cubra las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, entiende que esta comunicación pueden tramitarla ellos directamente, o bien, pueden actuar por medio de representante.

Sobre esta necesidad de representación, y sobre la base del artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, la TGSS entiende que la comunicación de cambio de Mutua no es una actuación de mero trámite y por lo tanto, la representación de las empresas por la nueva Mutua deberá acreditarse debidamente de manera fidedigna.

Como respuesta a esta nueva necesidad en el trámite de cambio de Mutua, se ha elaborado una carta de representación para el supuesto de empresas que sean personas físicas y otra para el caso de empresas que sean personas jurídicas, que anexamos a continuación, para poder dar cumplimiento a esta normativa de la TGSS. En ambos casos será necesario acompañar una fotocopia del DNI del autorizante, y además, en el caso de las personas jurídicas, fotocopia de los poderes del firmante.

Castellano	Catalán

Este será el procedimiento a seguir en las oficinas de Tesorería que así nos lo exijan. Aunque hemos de tener en cuenta que, en el caso de que no lo realicemos y posteriormente nos lo demanden (sobre todo para las persona jurídicas), nos exigirán que en el plazo de 10 días subsanemos el defecto, por insuficiencia de acreditación de la representación otorgada, y deberemos estar en condiciones de poder subsanarlo en plazo.

Albert Lopez Zomeño
Director de Administración


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